Versión en español a continuación Construction Advisory Committee Meeting February 9, 2021 Construction Advisory Committee to be held February 9, 2021 with Social Distancing Modifications Public comment will be allowed via telephone; no in-person input will be allowed. All speakers must register in advance (February 8, 2021 by noon). All public comment will occur at the beginning of the meeting. To speak remotely at the Construction Advisory Committee Meeting, members of the public must: •Call or email the board liaison at 512-974-3957 and shelley.franklin@austintexas.gov no later than noon, February 8, 2021. The following information is required: speaker name, item number(s) they wish to speak on, whether they are for/against/neutral, email address and telephone number (must be the same number that will be used to call into the meeting). •Once a request to speak has been made to the board liaison, the information to call on the day of the scheduled meeting will be provided either by email or phone call. •Speakers must call in at least 15 minutes prior to meeting start time in order to speak, late callers will not be accepted and will not be able to speak. •Speakers will be placed in a queue until their time to speak. •Handouts or other information may be emailed to shelley.franklin@austintexas.gov by noon the day before the scheduled meeting. This information will be provided to Board and Commission members in advance of the meeting. •If the meeting is broadcast live, it may be viewed here: http://www.austintexas.gov/page/watch-atxn- live Reunión del Comité Asesor de Construcción 9 de febrero de 2021 La junta se llevará con modificaciones de distanciamiento social Se permitirán comentarios públicos por teléfono; no se permitirá ninguna entrada en persona. Todos los oradores deben registrarse con anticipación (8 de febrero de 2021 antes del mediodía). Todos los comentarios públicos se producirán al comienzo de la reunión. Para hablar de forma remota en la reunión, los miembros del público deben: • Llame o envíe un correo electrónico al enlace de la junta en 512-974-3957 y shelley.franklin@austintexas.gov a más tardar al mediodía (el día antes de la reunión). Se requiere la siguiente información: nombre del orador, número (s) de artículo sobre el que desean hablar, si están a favor / en contra / neutral, dirección de correo electrónico (opcional) y un número de teléfono (debe ser el número que se utilizará para llamar ). • Una vez que se haya realizado una …
Construction Advisory Committee REGULAR MEETING MINUTES February 9, 2021 CALL TO ORDER The Construction Advisory Committee convened in a Regular meeting on February 9th via Video Conference. Chair Lyn Nance-Hendricks called the Committee Meeting to order at 10:30 AM LIAISONS Eric Bailey– Executive Liaison Shelley Franklin – Staff Liaison CURRENT BOARD MEMBERS: (P) Mayoral – Jolsna Thomas, Committee Member (P) District 1 – Calvin Williams, Committee Member (P) District 2 – Juan Pedro Munoz, Committee Member (P) District 3 – Bob Batlan, Vice Chair (P) District 4 – Lyn Nance-Hendricks, Chair (P) District 5 – Candelario Vazquez, Committee Member (A) District 6 – vacant (A) District 7 – Bobby Smith, Committee Member (P) District 8 – Sean Forkner, Committee Member (P) District 9 – Anna Bocchini, Committee Member (A) District 10 – Carson Fisk, Committee Member City Staff Eric Bailey, Assistant Director, Public Works Department Shelley Franklin, Executive Assistant, Public Works Department Susan Delgado, Administrative Manager, Public Works Department Kristi Fenton, Financial Manager III, Public Works Department Susan Daniels, Deputy Director, Corridor Program Office Dea Crichton, Public Information and Marketing Manager, Corridor Program Office Edward Campos, Interim Director, Small and Minority Business Resource Department CITIZENS COMMUNICATION a. No citizen communications 1. APPROVAL OF MINUTES a. Committee Member Jolsna Thomas motioned to approve the January 15th Minutes, Committee Member Sean Forkner Seconds-Unanimous agreement. a. Update on Public Works Projects and the ongoing response to COVID-19 i. Public Works Director, Richard Mendoza, shared information on Public Works Capital Project Delivery, and active ongoing construction. 2. DIRECTOR’S REPORT 3. NEW BUSINESS a. Update and discussion on 2016 Mobility Bond i. Susan Daniels, Deputy Director, and Dea Crichton, Public Information and Marketing Manager, with the Corridor Program Officer, presented on the 9 corridors within the program, including upcoming solicitations, and construction communications. ii. Edward Campos, Interim Director, Small and Minority Business Resources Department, spoke to the MBE/WBE goals of the projects. Mr. Campos was invited to present at the March meeting. b. Update and discussion of the better builder program on the Q2 Stadium, Home of Austin FC MLS Team i. Jessica Wolff, Deputy Director, Workers Defense, presented on the the Better Builder program. c. Update on contractor payment process improvements i. Kristi Fenton, Financial Manager III, Public Works, presented on the Accounts Payable Turnaround Time and process improvement. 4. FUTURE AGENDA ITEMS a. Edward Campos’ item b. Airport Audit c. Update on rest …
REUNIÓN (9 de febrero, 2020) (Comité Asesor de Construcción) MINUTAS CONVOCATORIA El Comité Asesor de Construcción se reunió en una reunión convocada el 9 de febrero a través de una videoconferencia. El presidente Lyn Nance-Hendricks dio inicio a la reunión del comité a las 10:30 AM Coordinadores: Eric Bailey – Coordinador ejecutivo Shelley Franklin – Coordinador de personal MIEMBROS DEL COMITÉ (P = Presente, A = Ausente, X = Ausencia justificada) (P) Delegado del Alcalde – Jolsna Thomas, miembro del Comité (P) Distrito 1 – Calvin Williams, miembro del Comité (P) Distrito 2 – Juan Pedro Munoz, miembro del Comité (P) Distrito 3 – Bob Batlan, miembro del Comité (P) Distrito 4 – Lyn Nance-Hendricks, Presidente (P) Distrito 5 – Candelario Vazquez, miembro del Comité (A) Distrito 6 – VACANTE (A) Distrito 7 – Bobby Smith, miembro del Comité (P) Distrito 8 – Sean Forkner, miembro del Comité (P) Distrito 9 – Anna Bocchini, miembro del Comité (A) Distrito 10 – Carson Fisk, miembro del Comité Personal de la Ciudad Eric Bailey, subdirector de Obras Públicas Shelley Franklin, Asistente ejecutiva Obras Públicas Susan Delgado, Gerente Administrativa, Obras Publicas Kristi Fenton, Gerente Financiera III, Departamento de Obras Públicas Susan Daniels, subdirectora de la oficina del programa Corredor Dea Crichton, Gerente de Información Pública y Mercadotecnia, Oficina del Programa del Corredor Edward Campos, director interino, Departamento de Recursos para Pequeñas Empresas y Minorías 1. COMUNICACIÓN DE LOS CIUDADANOS a. No hubo comunicaciones de los ciudadanos. 2. APROBACION DE MINUTAS (5 min) a. La miembro del comité Jolsna Thomas hizo la moción para aprobar las minutas del 15 de enero, el miembro del comité Sean Forkner Secundo-Acuerdo unánime 3. REPORTE DEL DIRECTOR (10 min) a. Actualización sobre Proyectos de Obras Públicas y la respuesta permanente al COVID-19 i. El Director de Obras Públicas, Richard Mendoza, compartió información sobre la Entrega de Proyectos de Capital de Obras Públicas y la construcción activa en curso. 4. ASUNTOS ANTERIORES (10 min) a. No asuntos anteriores 5. ASUNTOS NUEVOS (50 min) a. Actualización y discusión sobre el Bono de Movilidad 2016 i. Susan Daniels, directora adjunta, y Dea Crichton, directora de marketing e información pública, junto con el director del programa Corredor, presentaron los 9 corredores del programa, incluidas las próximas solicitudes y comunicaciones de construcción. ii. Edward Campos, Director Interino, Departamento de Recursos para Pequeñas Empresas y Minorías, habló sobre los objetivos de MBE / WBE …
Special Called Construction Advisory Committee Meeting January 15, 2021 Construction Advisory Committee to be held January 15, 2021 with Social Distancing Modifications Public comment will be allowed via telephone; no in-person input will be allowed. All speakers must register in advance (January 14, 2021 by noon). All public comment will occur at the beginning of the meeting. To speak remotely at the Construction Advisory Committee Meeting, members of the public must: •Call or email the board liaison at 512-974-3957 and shelley.franklin@austintexas.gov no later than noon, January 14, 2021. The following information is required: speaker name, item number(s) they wish to speak on, whether they are for/against/neutral, email address and telephone number (must be the same number that will be used to call into the meeting). •Once a request to speak has been made to the board liaison, the information to call on the day of the scheduled meeting will be provided either by email or phone call. •Speakers must call in at least 15 minutes prior to meeting start time in order to speak, late callers will not be accepted and will not be able to speak. •Speakers will be placed in a queue until their time to speak. •Handouts or other information may be emailed to shelley.franklin@austintexas.gov by noon the day before the scheduled meeting. This information will be provided to Board and Commission members in advance of the meeting. •If the meeting is broadcast live, it may be viewed here: http://www.austintexas.gov/page/watch-atxn- live Llamamiento Especial Reunión del Comité Asesor de Construcción 15 de enero de 2021 La junta se llevará con modificaciones de distanciamiento social Se permitirán comentarios públicos por teléfono; no se permitirá ninguna entrada en persona. Todos los oradores deben registrarse con anticipación (14 de enero de 2021 antes del mediodía). Todos los comentarios públicos se producirán al comienzo de la reunión. Para hablar de forma remota en la reunión, los miembros del público deben: • Llame o envíe un correo electrónico al enlace de la junta en 512-974-3957 y shelley.franklin@austintexas.gov a más tardar al mediodía (el día antes de la reunión). Se requiere la siguiente información: nombre del orador, número (s) de artículo sobre el que desean hablar, si están a favor / en contra / neutral, dirección de correo electrónico (opcional) y un número de teléfono (debe ser el número que se utilizará para llamar ). • Una vez que se haya realizado una solicitud …
Construction Advisory Committee SPECIAL CALLED MEETING MINUTES January 15, 2021 CALL TO ORDER The Construction Advisory Committee convened in a Special Called meeting on January 15th via Video Conference. Chair Lyn Nance-Hendricks called the Committee Meeting to order at 10:39 AM LIAISONS Eric Bailey– Executive Liaison Shelley Franklin – Staff Liaison CURRENT BOARD MEMBERS: (P) Mayoral – Jolsna Thomas, Committee Member (P) District 1 – Calvin Williams, Committee Member (P) District 2 – Juan Pedro Munoz, Committee Member (P) District 3 – Bob Batlan, Vice Chair (P) District 4 – Lyn Nance-Hendricks, Chair (P) District 5 – Candelario Vazquez, Committee Member (A) District 6 – vacant (A) District 7 – Bobby Smith, Committee Member (P) District 8 – Sean Forkner, Committee Member (A) District 9 – Anna Bocchini, Committee Member (P) District 10 – Carson Fisk, Committee Member City Staff Eric Bailey, Assistant Director, Public Works Department Shelley Franklin, Executive Assistant, Public Works Department Susan Delgado, Administrative Manager, Public Works Department Rolando Fernandez, Capital Contracting Officer, Capital Contracting Office Baldemar Maldonado, Contract Management Supervisor, Capital Contracting Office CITIZENS COMMUNICATION a. No citizen communications 1. APPROVAL OF MINUTES a. Committee Member Jolsna Thomas motioned to approve December 8th Minutes, Committee Member Sean Forkner Seconds-Unanimous agreement. 2. DIRECTOR’S REPORT 3. NEW BUSINESS a. Update on Public Works Projects and the ongoing response to COVID-19 i. Public Works Assistant Director, Eric Bailey shared information on Public Works Capital Project Delivery, and active ongoing construction. a. Discussion and Possible Action on 2021 Work Plan i. Committee members reviewed and had no additional items to be added to the Work Plan at the time of the meeting. b. Briefing and discussion of Bid Solicitation Process and Evaluation of Contractor’s Relevant Experience i. Rolando Fernandez, Capital Contracting Officer, presented Bidder’s Experience Statement and Construction Training Program. c. Update on the investigation regarding worker misclassification at the airport i. Baldemar Maldonado, Capital Contracting Office, presented on the research. Committee asked staff to return for an update in March 2021. 4. FUTURE AGENDA ITEMS a. Discussion of contractor payment process improvements b. Discussion and possible action on the 2016 Mobility Bond Update c. Discussion of the better builder program on the Q2 Stadium, Home of Austin FC MLS Team 5. NEXT MEETING: February 9, 2021 6. ADJOURNMENT Committee Member Jolsna Thomas motioned to adjourn, Committee Member Sean Forkner Seconds. Meeting adjourned at 11:59 AM. The City of Austin …
REUNIÓN (15 de enero, 2021) (Comité Asesor de Construcción) MINUTAS CONVOCATORIA El Comité Asesor de Construcción se reunió en una reunión convocada el 15 de enero a través de una videoconferencia. El presidente Lyn Nance-Hendricks dio inicio a la reunión del comité a las 10:39 PM Coordinadores: Eric Bailey – Coordinador ejecutivo Shelley Franklin – Coordinador de personal MIEMBROS DEL COMITÉ (P = Presente, A = Ausente, X = Ausencia justificada) (P) Delegado del Alcalde – Jolsna Thomas, miembro del Comité (P) Distrito 1 – Calvin Williams, miembro del Comité (P) Distrito 2 – Juan Pedro Munoz, miembro del Comité (P) Distrito 3 – Bob Batlan, miembro del Comité (P) Distrito 4 – Lyn Nance-Hendricks, Presidente (P) Distrito 5 – Candelario Vazquez, miembro del Comité (A) Distrito 6 – VACANTE (A) Distrito 7 – Bobby Smith, miembro del Comité (P) Distrito 8 – Sean Forkner, miembro del Comité (A) Distrito 9 – Anna Bocchini, miembro del Comité (A) Distrito 10 – Carson Fisk, miembro del Comité Personal de la Ciudad Eric Bailey, subdirector de Obras Públicas Shelley Franklin, Asistente ejecutiva Obras Públicas Susan Delgado, Gerente Administrativa, Obras Publicas Rolando Fernandez, Oficial de Contratación de Capital, Oficina de Contratación de Capital Baldemar Maldonado, Supervisor de Gestión de Contratos, Oficina de Contratación de Capital 1. COMUNICACIÓN DE LOS CIUDADANOS a. No hubo comunicaciones de los ciudadanos. 2. APROBACION DE MINUTAS (5 min) del comité Sean Forkner Segundos-acuerdo unánime. 3. REPORTE DEL DIRECTOR (10 min) a. Actualización sobre Proyectos de Obras Públicas y la respuesta permanente al COVID-19 a. La miembro del comité Jolsna Thomas hizo la moción para aprobar los minutos del 8 de diciembre, el miembro i. El Asistente Director de Obras Públicas, Eric Bailey, compartió información sobre la Entrega de Proyectos de Capital de Obras Públicas y la construcción activa en curso. 4. ASUNTOS NUEVOS (50 min) a. Discusión y posible acción sobre el plan de trabajo 2021 b. Los miembros del comité revisaron y no tenían elementos adicionales para agregar al plan de trabajo en el momento de la reunión. c. Sesión informativa y discusión del proceso de licitación y evaluación de la experiencia relevante del contratista d. Rolando Fernández, Oficial de Contratación de Capital, presentó la Declaración de Experiencia del Licitante y el Programa de Capacitación en Construcción. e. Actualización sobre la investigación sobre clasificación errónea de trabajadores en el aeropuerto f. Baldemar Maldonado, Oficina de Contratación de …
Regular Meeting of the Construction Advisory Committee December 8, 2020 The Construction Advisory Committee to be held Tuesday, December 8, 2020 with Social Distancing Modifications Public comment will be allowed via telephone; no in-person input will be allowed. All speakers must register in advance (Monday, December 7, by Noon). All public comment will occur at the beginning of the meeting. To speak remotely at the December 8, 2020 Construction Advisory Committee Meeting, residents must: • Call or email the board liaison at 512-974-3957 and Shelley.Franklin@austintexas.gov no later than noon, (the day before the meeting). The information required is the speaker name, item number(s) they wish to speak on, whether they are for/against/neutral, and a telephone number or email address. • Once a request to speak has been called in or emailed to the board liaison, residents will receive either an email or phone call providing the telephone number to call on the day of the scheduled meeting. • Speakers must call in at least 15 minutes prior to meeting start in order to speak, late callers will not be accepted and will not be able to speak. •Speakers will be placed in a queue until their time to speak. •Handouts or other information may be emailed to Shelley.Franklin@austintexas.gov by Noon the day before the scheduled meeting. This information will be provided to Board and Commission members in advance of the meeting. • If this meeting is broadcast live, residents may watch the meeting here: http://www.austintexas.gov/page/watch-atxn-live Construction Advisory Committee December 8, 2020 1:00-2:30 pm VIA VIDEOCONFERENCING CURRENT BOARD MEMBERS: Mayoral – Jolsna Thomas, Committee Member District 1 – Calvin Williams, Committee Member District 2 – Juan Pedro Munoz, Committee Member District 3 – Bob Batlan, Vice Chair District 4 – Lyn Nance-Hendricks, Chair District 5 – Candelario Vazquez, Committee Member District 6 – Vacant District 7 – Bobby Smith, Committee Member District 8 – Sean Forkner, Committee Member District 9 – Anna Bocchini, Committee Member District 10 – Carson Fisk, Committee Member AGENDA CALL TO ORDER 1. APPROVAL OF MINUTES a. November 10, 2020 2. DIRECTORS REPORT a. Update on Public Works Projects and the ongoing response to COVID-19 3. NEW BUSINESS a. Discussion and possible action on program updates from the Small and Minority Business Resource Department participation, outreach efforts, and effects of COVID on the program b. Discussion of economic incentives provided to small business in relation to construction …
Reunión especial del Comité Asesor de Construcción 08 de diciembre de 2020 El Comité Asesor de Construcción se llevará a cabo el 08 de diciembre de 2020 con Modificaciones de Distancia Social Se permitirán comentarios públicos por teléfono; no se permitirá ninguna entrada en persona. Todos los oradores deben registrarse con anticipación (lunes 07 de diciembre antes del mediodía). Todos los comentarios públicos se producirán al comienzo de la reunión. Para hablar de forma remota en la reunión del Comité Asesor de Construcción del 08 de diciembre de 2020, los residentes deben: • Llamar o enviar un correo electrónico al enlace de la junta al 512-974-3957 y Shelley.Franklin@austintexas.gov a más tardar al mediodía (el día antes de la reunión). La información requerida es el nombre del orador, los números de artículo sobre los que desean hablar, si están a favor / en contra / neutrales y un número de teléfono o dirección de correo electrónico. • Una vez que se haya llamado o enviado por correo electrónico una solicitud para hablar al enlace de la junta, los residentes recibirán un correo electrónico o una llamada telefónica con el número de teléfono para llamar el día de la reunión programada. • Los oradores deben llamar por lo menos 15 minutos antes del inicio de la reunión para poder hablar, no se aceptarán personas que llamen tarde y no podrán hablar. • Los oradores se colocarán en fila hasta que llegue el momento de hablar. • Los folletos u otra información se pueden enviar por correo electrónico a Shelley.Franklin@austintexas.gov antes del mediodía del día anterior a la reunión programada. Esta información se proporcionará a los miembros de la Junta y la Comisión antes de la reunión. • Si esta reunión se transmite en vivo, los residentes pueden ver la reunión aquí: http://www.austintexas.gov/page/watch-atxn-live Comité Asesor de Construcción 08 de diciembre de 2020 1:00-2:30 pm VIA VIDEOCONFERENCIA MIEMBROS ACTUALES DE LA JUNTA: Alcaldía – Jolsna Thomas, miembro del Comité Distrito 1 – Calvin Williams, miembro del Comité Distrito 2 – Juan Pedro Munoz, miembro del Comité Distrito 3 – Bob Batlan, Vice Presidente Distrito 4 – Lyn Nance-Hendricks, miembro del Comité District 5 – Candelario Vazquez, miembro del Comité District 6 – Sean Forkner District 7 – Bobby Smith, miembro del Comité District 8 – Vacante District 9 – Anna Bocchini, miembro del Comité District 10 – Carson Fisk, miembro del Comité AGENDA CONVOCATORIA …
Disparity Study & MBE/WBE Program Overview Construction Advisory Committee November 10, 2020 . EDWARD CAMPOS, INTERIM DIRECTOR Objectives 2 PROVIDE A GENERAL OVERVIEW OF A DISPARITY STUDY HIGHLIGHT THE SMBR PROGRAM PROVIDE DETAILS REGARDING MBE/WBE REQUIREMENTS IN CONTRACTING What is a Disparity Study? 3 Examines the procurement history of a government agency during a specific time frame to determine if there is statistical and or anecdotal information to suggest that the agency’s past or current practices in the solicitation and award of contracts have been exclusionary, disparate or discriminatory in nature in the awarding of contracts to minority-owned, women‐owned, and disadvantaged business enterprises (MWDBEs). Why is a disparity study necessary? 4 Legally required to continue the City’s MBE/WBE Program. Assists with making recommended improvements to the MBE/WBE Program. Provides a legal defense regarding the City’s established MBE/WBE Goals. What are the legal requirements of a disparity study? 5 Analyze multiple years of data. Courts recommend at least 3 to 5 years. Analysis should be relative to specific industries: construction, professional services, commodities, etc. Disparity analysis should be inclusive of surrounding markets Balanced analysis of past and present industry and contract discrimination Collect and analyze data such as availability and utilization for both minority and non- minority firms as well as subs and primes. Broad analysis for availability, capacity and willingness of firms to participate on contracts. Collect and analyze anecdotal evidence 6 Disparity Study Contact Information Study information • http://austin.disparity-study.com • austin-study@mwbelaw.com • 855-692-3529 (855-MWBELAW) City of Austin Study Manager: • Tamela Saldana, DisparityStudy@austintexas.gov 7 Cert Type CY 2019 CY 2020 Certified Firms by Type (not number of firms) MBE WBE DBE/ACDBE ACDBE Only SBE 696 612 515 78 n/a TOTAL 1823 2119 8 730 635 514 88 152 Certified Firms by Ethnicity MBE Certifications by ethnicity Asian African-American Hispanic Native American Total CY 2019 119 195 *359 23 696 WBE Certifications by ethnicity Asian African-American Hispanic Native American Caucasian Total DBE/ACDBE Certifications Asian African-American Hispanic Native American Non Minority Female Total 38 84 127 5 357 612 52 110 180 9 164 515 29 CY 2020 123 215 371 21 730 45 89 133 4 364 635 54 114 180 9 157 514 SMBR Programs 10 MBE/WBE Procurement Program – local program Disadvantaged Business Enterprise (DBE) Program – federal program Airport Concessions DBE Program – federal program Each unique in the applicable laws Each program acts as a …
Business Expansion Incentive Program Performance-Based Incentives Up to 50% Property Tax Reimbursement Per Job max $360/job Also Available: Up to $3,000/Job for Targeted Hiring + O P E R A T I O N A L I N C E N T I V E S 2 Minimum Requirements Minimum Requirements ‘But-For’ Statement Federal, state and local laws MBE/WBE Procurement Program requirements that allow contracting opportunities for local firms City Code City’s Living Wage Health insurance or facilitate access (+ domestic partners & dependents) Anti-harassment and anti-discrimination practices If construction: 1) Workers Compensation Insurance and OSHA 10 Training, 2) City’s Prevailing Wage Program, and 3) City’s Living Wage 3 Minimum Requirements Local Expansions 5 New Full-Time Jobs created over 5 Years Operational for >12 months within City of Austin Attractions 75 New Full-Time Jobs created over 10 Years Company has no Significant Presence in City of Austin, or project delivers new division or operation 4 Community Benefits Talent Diversity, Development Inclusion & Equity Business Type / Sector/ Industry Diversification Quality of Life Enhancements Employment Opportunity Mobility Solutions Neighborhood Connection Sustainable Business Practices 5 Executed Agreements Food retail establishment Advanced manufacturing Boutique staffing agency $50,040 over 5 years 6 Traditional Hires 4 Targeted Hires broker and distributor $25,308 over 5 years 36 Traditional Hires $60,970 over 5 years 10 Targeted Hires $1,545,000 in business personal property investment 6 7 Program Eligibility Eligible Uses Be a private for-profit business, legally organized and a going concern for at least 2 years Meet the size standards of the Small Business Administration (SBA) Demonstrate financially ability to meet repayment requirements Located in or willing to locate project in the Austin area as represented by Council 10-1 plan Commit to create no less than one job (FTE) for every $35,000 borrowed Acquisition of commercial and industrial land and buildings Renovation and new construction of commercial and industrial buildings Acquisition and installation of machinery and equipment Refinancing of existing debt to an independent institutional lender (as part of a new project creating new job opportunities) Working capital financing (only considered in conjunction with the total project and will not be financed independently) 8 Program Benefits Interest Rates: Interest rates on FBLP loans are significantly …
CITY OF AUSTIN PUBLIC WORKS DEPARTMENT CONSTRUCTION ADVISORY COMMITTEE DIRECTOR’S UPDATE 8 DECEMBER 2020 CONNECTING YOU ALL AROUND AUSTIN ACTIVE CONSTRUCTION PROJECTS BY MONTH 82 80 82 73 69 69 Jun-20 Jul-20 Aug-20 Sep-20 Oct-20 Nov-20 85 80 75 70 65 60 55 BREAKDOWN BY CLIENT Active Construction Projects by Client and Project Cost Total Projects: 82 Total Project Cost: $1.67 Billion 4 39 s n o i l l i M $900 $800 $700 $600 $500 $400 $300 $200 $100 $0 8 2 6 3 1 3 7 6 RESPONSE TO COVID CASES Number of Confirmed Positive Cases on CIP Projects: 13 (Same as November) Number of Projects with a Positive Case: 7 (Same as November) Assure ECC’s have understanding of construction requirements in Stay Home Work Safe (SHWS) Order Distribute information required by SHWS Order Actions taken by CPD • • • Monitor contractor compliance with SHWS Order • • • Confirm each project site has a designated Site Manager and COVID Safety Representative. Ensure all construction site postings have the most up to date information. Exposures and Positive cases are reported to HR SPOC and PW Safety. Based on the nature of the exposure or positive result, PWD has established guidelines that conform to CDC guidelines for necessary quarantine. Projects with positive cases had crews removed from the site. Depending on the location the project and extent of infection, project may be required to shut down and undergo a thorough disinfection before additional work and/or visits can be done. • REQUIRED POSTINGS Public Works staff requires all contractors working on CIP projects to post Construction Jobsite Guidelines from APH and monitors compliance with recommendations CITY OF AUSTIN PUBLIC WORKS DEPARTMENT CONNECTING YOU ALL AROUND AUSTIN
Regular Meeting of the Construction Advisory Committee November 10, 2020 The Construction Advisory Committee to be held November 10, 2020 with Social Distancing Modifications Public comment will be allowed via telephone; no in-person input will be allowed. All speakers must register in advance (Monday, November 9, by Noon). All public comment will occur at the beginning of the meeting. To speak remotely at the November 10, 2020 Construction Advisory Committee Meeting, residents must: • Call or email the board liaison at 512-974-3957 and Shelley.Franklin@austintexas.gov no later than noon, (the day before the meeting). The information required is the speaker name, item number(s) they wish to speak on, whether they are for/against/neutral, and a telephone number or email address. • Once a request to speak has been called in or emailed to the board liaison, residents will receive either an email or phone call providing the telephone number to call on the day of the scheduled meeting. • Speakers must call in at least 15 minutes prior to meeting start in order to speak, late callers will not be accepted and will not be able to speak. •Speakers will be placed in a queue until their time to speak. •Handouts or other information may be emailed to Shelley.Franklin@austintexas.gov by Noon the day before the scheduled meeting. This information will be provided to Board and Commission members in advance of the meeting. • If this meeting is broadcast live, residents may watch the meeting here: http://www.austintexas.gov/page/watch-atxn-live Construction Advisory Committee November 10, 2020 1:00-2:30 pm VIA VIDEOCONFERENCING CURRENT BOARD MEMBERS: Mayoral – Jolsna Thomas, Committee Member District 1 – Calvin Williams, Committee Member District 2 – Juan Pedro Munoz, Committee Member District 3 – Bob Batlan, Vice Chair District 4 – Lyn Nance-Hendricks, Chair District 5 – Candelario Vazquez, Committee Member District 6 – Vacant District 7 – Bobby Smith, Committee Member District 8 – Sean Forkner, Committee Member District 9 – Anna Bocchini, Committee Member District 10 – Carson Fisk, Committee Member AGENDA CALL TO ORDER 1. APPROVAL OF MINUTES a. October 13, 2020 2. DIRECTORS REPORT 3. OLD BUSINESS 4. NEW BUSINESS Program a. Update on Public Works Projects and the ongoing response to COVID-19 a. Discussion and possible action on the Capital Contracting Office Construction Training b. Discussion and possible action on the Economic Development 380 Agreements for the MLS Stadium, Travis County Coordination, and future Tesla development c. Discussion …
Reunión especial del Comité Asesor de Construcción 10 de noviembre de 2020 El Comité Asesor de Construcción se llevará a cabo el 10 de noviembre de 2020 con Modificaciones de Distancia Social Se permitirán comentarios públicos por teléfono; no se permitirá ninguna entrada en persona. Todos los oradores deben registrarse con anticipación (lunes 9 de noviembre antes del mediodía). Todos los comentarios públicos se producirán al comienzo de la reunión. Para hablar de forma remota en la reunión del Comité Asesor de Construcción del 13 de octubre de 2020, los residentes deben: • Llamar o enviar un correo electrónico al enlace de la junta al 512-974-3957 y Shelley.Franklin@austintexas.gov a más tardar al mediodía (el día antes de la reunión). La información requerida es el nombre del orador, los números de artículo sobre los que desean hablar, si están a favor / en contra / neutrales y un número de teléfono o dirección de correo electrónico. • Una vez que se haya llamado o enviado por correo electrónico una solicitud para hablar al enlace de la junta, los residentes recibirán un correo electrónico o una llamada telefónica con el número de teléfono para llamar el día de la reunión programada. • Los oradores deben llamar por lo menos 15 minutos antes del inicio de la reunión para poder hablar, no se aceptarán personas que llamen tarde y no podrán hablar. • Los oradores se colocarán en fila hasta que llegue el momento de hablar. • Los folletos u otra información se pueden enviar por correo electrónico a Shelley.Franklin@austintexas.gov antes del mediodía del día anterior a la reunión programada. Esta información se proporcionará a los miembros de la Junta y la Comisión antes de la reunión. • Si esta reunión se transmite en vivo, los residentes pueden ver la reunión aquí: http://www.austintexas.gov/page/watch-atxn-live Comité Asesor de Construcción 10 de noviembre de 2020 1:00-2:30 pm VIA VIDEOCONFERENCIA MIEMBROS ACTUALES DE LA JUNTA: Alcaldía – Jolsna Thomas, miembro del Comité Distrito 1 – Calvin Williams, miembro del Comité Distrito 2 – Juan Pedro Munoz, miembro del Comité Distrito 3 – Bob Batlan, Vice Presidente Distrito 4 – Lyn Nance-Hendricks, Presidente District 5 – Candelario Vazquez, miembro del Comité District 6 – vacante District 7 – Bobby Smith, miembro del Comité District 8 – Sean Forkner, miembro del Comité District 9 – Anna Bocchini, miembro del Comité District 10 – Carson Fisk, miembro del Comité AGENDA …
Regular Meeting of the Construction Advisory Committee October 13, 2020 The Construction Advisory Committee to be held October 13, 2020 with Social Distancing Modifications Public comment will be allowed via telephone; no in-person input will be allowed. All speakers must register in advance (Monday, October 12th, by Noon). All public comment will occur at the beginning of the meeting. To speak remotely at the October 13, 2020 Construction Advisory Committee Meeting, residents must: •Call or email the board liaison at 512-974-3957 and Shelley.Franklin@austintexas.gov no later than noon, (the day before the meeting). The information required is the speaker name, item number(s) they wish to speak on, whether they are for/against/neutral, and a telephone number or email address. •Once a request to speak has been called in or emailed to the board liaison, residents will receive either an email or phone call providing the telephone number to call on the day of the scheduled meeting. •Speakers must call in at least 15 minutes prior to meeting start in order to speak, late callers will not be accepted and will not be able to speak. •Speakers will be placed in a queue until their time to speak. •Handouts or other information may be emailed to Shelley.Franklin@austintexas.gov by Noon the day before the scheduled meeting. This information will be provided to Board and Commission members in advance of the meeting. •If this meeting is broadcast live, residents may watch the meeting here: http://www.austintexas.gov/page/watch-atxn-live Construction Advisory Committee October 13, 2020 10:00-11:30 am VIA VIDEOCONFERENCING CURRENT BOARD MEMBERS: Mayoral – Jolsna Thomas, Committee Member District 1 – Calvin Williams, Committee Member District 2 – Juan Pedro Munoz, Committee Member District 3 – Bob Batlan, Vice Chair District 4 – Lyn Nance-Hendricks, Chair District 5 – Candelario Vazquez, Committee Member District 6 – Sean Forkner, Committee Member District 7 – Bobby Smith, Committee Member District 8 – Vacant District 9 – Anna Bocchini, Committee Member District 10 – Carson Fisk, Committee Member AGENDA CALL TO ORDER 1. APPROVAL OF MINUTES a. September 14, 2020 2. DIRECTORS REPORT a. Update on Public Works Projects and the ongoing response to COVID-19 a. Discussion of potential date changes and rescheduling of Work Plan for 2020 3. OLD BUSINESS 4. NEW BUSINESS a. Discussion and Possible Action on the 2016 Mobility Bond Update b. Discussion and Possible Action on working with the Small and Minority Business Resource Department c. Discussion …
Reunión especial del Comité Asesor de Construcción 13 de octubre de 2020 El Comité Asesor de Construcción se llevará a cabo el 13 de octubre de 2020 con Modificaciones de Distancia Social Se permitirán comentarios públicos por teléfono; no se permitirá ninguna entrada en persona. Todos los oradores deben registrarse con anticipación (lunes 12 de octubre antes del mediodía). Todos los comentarios públicos se producirán al comienzo de la reunión. Para hablar de forma remota en la reunión del Comité Asesor de Construcción del 13 de octubre de 2020, los residentes deben: • Llamar o enviar un correo electrónico al enlace de la junta al 512-974-3957 y Shelley.Franklin@austintexas.gov a más tardar al mediodía (el día antes de la reunión). La información requerida es el nombre del orador, los números de artículo sobre los que desean hablar, si están a favor / en contra / neutrales y un número de teléfono o dirección de correo electrónico. • Una vez que se haya llamado o enviado por correo electrónico una solicitud para hablar al enlace de la junta, los residentes recibirán un correo electrónico o una llamada telefónica con el número de teléfono para llamar el día de la reunión programada. • Los oradores deben llamar por lo menos 15 minutos antes del inicio de la reunión para poder hablar, no se aceptarán personas que llamen tarde y no podrán hablar. • Los oradores se colocarán en fila hasta que llegue el momento de hablar. • Los folletos u otra información se pueden enviar por correo electrónico a Shelley.Franklin@austintexas.gov antes del mediodía del día anterior a la reunión programada. Esta información se proporcionará a los miembros de la Junta y la Comisión antes de la reunión. • Si esta reunión se transmite en vivo, los residentes pueden ver la reunión aquí: http://www.austintexas.gov/page/watch-atxn-live Comité Asesor de Construcción 13 de octubre de 2020 10:00-11:30 am VIA VIDEOCONFERENCIA MIEMBROS ACTUALES DE LA JUNTA: Alcaldía – Jolsna Thomas, miembro del Comité Distrito 1 – Calvin Williams, miembro del Comité Distrito 2 – Juan Pedro Munoz, miembro del Comité Distrito 3 – Bob Batlan, Vice Presidente Distrito 4 – Lyn Nance-Hendricks, miembro del Comité District 5 – Candelario Vazquez, miembro del Comité District 6 – Sean Forkner District 7 – Bobby Smith, miembro del Comité District 8 – Vacante District 9 – Anna Bocchini, miembro del Comité District 10 – Carson Fisk, miembro del Comité AGENDA CONVOCATORIA …
Special Meeting of the Construction Advisory Committee September 14, 2020 The Construction Advisory Committee to be held September 14, 2020 with Social Distancing Modifications Public comment will be allowed via telephone; no in-person input will be allowed. All speakers must register in advance (Sunday, September 13th, by Noon). All public comment will occur at the beginning of the meeting. To speak remotely at the September 14, 2020 Construction Advisory Committee Meeting, residents must: •Call or email the board liaison at 512-974-3957 and Shelley.Franklin@austintexas.gov no later than noon, (the day before the meeting). The information required is the speaker name, item number(s) they wish to speak on, whether they are for/against/neutral, and a telephone number or email address. •Once a request to speak has been called in or emailed to the board liaison, residents will receive either an email or phone call providing the telephone number to call on the day of the scheduled meeting. •Speakers must call in at least 15 minutes prior to meeting start in order to speak, late callers will not be accepted and will not be able to speak. •Speakers will be placed in a queue until their time to speak. •Handouts or other information may be emailed to Shelley.Franklin@austintexas.gov by Noon the day before the scheduled meeting. This information will be provided to Board and Commission members in advance of the meeting. •If this meeting is broadcast live, residents may watch the meeting here: http://www.austintexas.gov/page/watch-atxn-live Reunión del Comité Asesor de Construcción 14 de septiembre de 2020 La junta se llevará con modificaciones de distanciamiento social. Se permitirán comentarios públicos por teléfono; no se permitirá ninguna entrada en persona. Todos los oradores deben registrarse con anticipación (13 de septiembre de 2020 antes del mediodía). Todos los comentarios públicos se producirán al comienzo de la reunión. Para hablar de forma remota en la reunión, los residentes deben: • Llame o envíe un correo electrónico al enlace de junta en 512-974-3957 o shelley.franklin@austintexas.gov a más tardar al mediodía (el día antes de la reunión). La información la requerida es el nombre del orador, los números de artículo sobre los que desean hablar, si están a favor / en contra / neutrales, y un número de teléfono o dirección de correo electrónico. • Una vez que se haya llamado o enviado por correo electrónico una solicitud para hablar al enlace de la junta, los residentes recibirán un correo electrónico …
Reunión especial del Comité Asesor de Construcción 14 de septiembre de 2020 El Comité Asesor de Construcción se llevará a cabo el 14 de septiembre de 2020 con Modificaciones de Distancia Social Se permitirán comentarios públicos por teléfono; no se permitirá ninguna entrada en persona. Todos los oradores deben registrarse con anticipación (domingo 13 de septiembre antes del mediodía). Todos los comentarios públicos se producirán al comienzo de la reunión. Para hablar de forma remota en la reunión del Comité Asesor de Construcción del 14 de septiembre de 2020, los residentes deben: • Llamar o enviar un correo electrónico al enlace de la junta al 512-974-3957 y Shelley.Franklin@austintexas.gov a más tardar al mediodía (el día antes de la reunión). La información requerida es el nombre del orador, los números de artículo sobre los que desean hablar, si están a favor / en contra / neutrales y un número de teléfono o dirección de correo electrónico. • Una vez que se haya llamado o enviado por correo electrónico una solicitud para hablar al enlace de la junta, los residentes recibirán un correo electrónico o una llamada telefónica con el número de teléfono para llamar el día de la reunión programada. • Los oradores deben llamar por lo menos 15 minutos antes del inicio de la reunión para poder hablar, no se aceptarán personas que llamen tarde y no podrán hablar. • Los oradores se colocarán en fila hasta que llegue el momento de hablar. • Los folletos u otra información se pueden enviar por correo electrónico a Shelley.Franklin@austintexas.gov antes del mediodía del día anterior a la reunión programada. Esta información se proporcionará a los miembros de la Junta y la Comisión antes de la reunión. • Si esta reunión se transmite en vivo, los residentes pueden ver la reunión aquí: http://www.austintexas.gov/page/watch-atxn-live Comité Asesor de Construcción Viernes 14 de septiembre de 2020 1:00-2:30 pm VIA VIDEOCONFERENCIA MIEMBROS ACTUALES DE LA JUNTA: Alcaldía – Jolsna Thomas, miembro del Comité Distrito 1 – Calvin Williams, miembro del Comité Distrito 2 – Juan Pedro Munoz, miembro del Comité Distrito 3 – Bob Batlan, Vice Presidente Distrito 4 – Lyn Nance-Hendricks, miembro del Comité District 5 – Candelario Vazquez, miembro del Comité District 6 – VACANTE District 7 – Bobby Smith, miembro del Comité District 8 – Sen Forkner miembro del Comité District 9 – Anna Bocchini, miembro del Comité District 10 – Carson Fisk, miembro …
Contractor Performance Evaluation Program Update Construction Advisory Committee (CAC) September 14, 2020 1 Contractor Performance Evaluation Purpose PURPOSE: January 31, 2014 (Administrative Rule R161-13.37) – COA adopted procedures to: Administer a city-wide vendor performance evaluation program, and Collect vendor performance assessments to: Establish historical record Use as a tool in future solicitations and subsequent contract award decisions CCO developed the Consultant/Contractor Evaluation to ensure high quality of services and performance is maintained. 2 New Criteria and Scores Beginning July 3, 2017 1. Quality 2. Schedule 3. Wage Compliance and Required Job Postings 4. Compliance with MBE/WBE Procurement Program(s) 5. Invoicing and Payments 6. Regulatory Compliance and Permitting 7. Safety and Protection 8. Adequacy and Availability of Workforce 9. Project and Contract Management 10.Communications, Cooperation and Business Relations Needs Improvement (1 Point) (Does not meet contractual requirements. Indicates a need for improvement and characterize performance levels that result in detriment to the project) Successful Performance (2.5 Points) (General success. Performance meets contractual requirements) Exceptional Performance (3 Points) (Exceeds contract requirements to the City’s benefit. Exceptional performance beyond expectations and characterize performance levels that result in substantial positive contributions to the project) 30 Points Maximum 3 When to Conduct Construction Evaluations Contractors/Construction: IFB (Traditional Low-Bid) End of Construction (Substantial Completion) Indefinite Delivery/Indefinite Quantity (IDIQ): At time of option/contract term renewal(s); End of Contract Competitive Sealed Proposals (CSP): End of Construction (Substantial Completion) Job Order Contracts (JOC): By Project End of Construction (Substantial Completion) Construction Manager at Risk (CM@R): End of Construction (Substantial Completion) Design-Build (DB): End of Design, and End of Construction (Substantial Completion) 4 Contractor Performance Evaluation Update Construction Solicitations Issued by CCO since 2014’s CPE Rules Adoption Future CPEs (Projects not at substantial completion or IDIQ not at contract term) CPEs Due CPEs Received CPEs Pending 330 174 156 130 26 5 Below 25 Points – Unsuccessful Performance Communication Inability to contact contractors readily when need arises Not submitting reports CPE Scoring Trend Analysis Not completing work assignments on a timely basis (as contractually obligated) Poor project management MBE/WBE Procurement Program compliance violations Not Invoicing on a timely scheduled requirement Above 25 Points – Exceptional Performance Contractor is consistently available and accessible Responsive communication Excellent planning and …
