Backup — original pdf

Backup

TRUCKING AND HAULING SERVICES LEWIS CLARK TRUCKING LLC. SOLICITATION # (IFB 6200 JTH1001) Council: 05/20/2021 ZWAC: 05/12/2021 OVERVIEW 1. Requested Contract Term, Authorization, and Current Budget   Length of contract and total authorization: Contract has an initial term of 36 months with  two, 12‐month renewal options for a total of five years and a contract not to exceed amount  of  $2,940,000.  (Authorized  Departments:  Public  Works,  Watershed  and  Protection,  and  Austin Resource Recovery).  ARR current fiscal year budget: Funding in the amount of $124,800 is available in the Fiscal  Year  2021‐2022  Operating  Budget  of  Austin  Resource  Recovery.  Total  funding  amount  available  for  various  City  departments  in  the  Fiscal  Year  2021‐2022  Operating  Budget  is  $489,276. Funding for the remaining contract term is contingent upon available funding in  future budgets.    2. Solicitation Information # of bids received: 3  Length of time solicitation was out on the street:  4 Weeks  Was the time extended? Yes  Issued date: February 2, 2021  Closed date: March 4, 2021 3. Previous/Current Contract Information   Previous contract: Yes  Contract number: NA160000012  Contract length and authorization: 36 months initial with 3, 12‐months options/$3,020,052  Contract actual spend: $2,232,902.04  Current status: Active, New contract needed due to current contract running out of time.  Contract execution date: 10/21/2015  Contract expiration date: 10/20/2021  4. Notes/Other The  purpose  of  this  contract  is  to  provide  trucking  services  for  the  City  of  Austin,  which  comprise hauling and disposal of construction and excess materials for the City of Austin,  Street  &  Bridge  Division  of  Public  Works;  Watershed  Protection  Departments;  and  Austin  Resource Recovery. The City requires trucking services to supplement the existing fleet of  trucks. The services will be utilized on various rehabilitation and reconstruction projects to  haul  construction  materials  (e.g.,  hot  mix  asphalt  concrete,  asphalt  millings,  rock,  excess  materials produced) within the limits of the City, and nearby areas.     This contract will assist ARR with hauling excess materials during heavy seasons as needed  and  promote  the  City  of  Austin’s  Zero  Waste  goals.  Without  this  support,  ARR  may  experience delays in collection of materials.    The drivers shall be licensed in accordance with State of Texas requirements. The Contractor  shall comply with all Federal requirements for drug and alcohol testing for the operation of  commercial vehicles. The trucks shall be licensed in accordance with all Federal and state  requirements.  The  vehicles  shall  be  operated  in  accordance  with  all  state  of  Texas  requirements for the operation of commercial vehicles.     The current contract expires October 20, 2021. This contract will allow City departments to  continue  utilizing  trucking  and  hauling  services.  The  requested  authorization  amount  was  determined using departmental estimates based on historical spend and future usage.  REVIEWED AND APPROVED FOR ZWAC Name Compiled By: Lisa Mendoza Reviewed By: Brent Paige End-user/Contract Manager: Amy Slagle Date 5/5/2021 5/5/2021 5/5/2021