Approved Minutes — original pdf

Approved Minutes

Special Events Task Force  MAY 2022 Meeting Minutes  Wednesday, May 18, 2022  Permitting and Development Center – First Floor, Room 1401  2: 00 p.m. ‐ 4:00 p.m.    Taskforce Members in Attendance: Jeff Smith, Mandi Thomas, Laurel White, Ingrid Weigand, Frances Thompson,  Dan Carroll, Cindy Lo  Staff in Attendance: Sara Henry (ACE), Mike Jones (APD), Quentin Prior (AFD), Bill Manno (ACE), Brydan Summers  (ACE), Brian Block (DSD), Frances Hargrove (ATD), Jason Maurer (PARD), Kevin Parker (EMS), Quentin Prior (AFD),  Iby Setzer (ARR), Tara Long (DSD), Robert Alvarado (Code)  Task Force Members Joining Virtually: James Russell, Shelley Phillips  CALL TO ORDER: Co‐Chair Smith called the task force to order at 2:02 p.m.   PUBLIC COMMUNICATION: No public communication  1. APPROVAL OF APRIL MINUTES: The task force unanimously approved the meeting minutes for  April 2022.     2.  OLD BUSINESS  A. Public Safety Staffing  The Task Force unanimously approved two recommendations to be sent to City Council related to public  safety department staffing at special events. The adopted recommendation language is:  1) Authorize the Austin Police Department to enter agreements, such as what was authorized by  City Council in Item #56 on their February 17, 2022 Meeting– File#22‐1375 annually, as needed,  in perpetuity.   2) Encourage City Council to remove any barriers in the contract with the Austin Fire   Department  to enter into third‐party agreements to help supplement their work.   B. City Staffing, Non‐Public Safety  The Task Force discussed their desire for the City to hire more staff to ensure quick processing of special  event permit applications and staffing on‐site, as well as the desire to have an expedited permitting  option. The Task Force discussed creating a recommendation to send to Council soon, as there are  budget considerations and we are entering budget season.  Co‐chair Russell committed to drafting  recommendation language for consideration in the June meeting.   C. Special Event Reporting  The Task force discussed the need for reporting, including all data fields identified in the Subcommittee  on Reporting’s proposed recommendation document. In particular, the need to provide reporting for  Tier 3 and Tier 4 events and make that publicly available. Brydan Summers advised there are staff  concerns around being able to respond to the inclusion of reporting in the Special Events Ordinance, and  that though this is a project staff intend to work on, though it is not a high priority. The Task Force  discussed putting language in the ordinance that guides staff and includes some specific details, but  allows for more time for implementation. The Task Force passed a unanimous motion to direct staff to  return with language in the June meeting that addresses the following criteria:    1. Language should be to amend the Special Events Ordinance  2. This is only required for Tier 3 and Tier 4 events  3. Allow three years for staff to implement  4. Reporting must be publicly available  5. It must include information requested on the Subcommittee’s Potential Recommendation  document.  This item will be placed on the June agenda for further discussion and potential action.   C. Special Event Date Conflicts  The Task Force reviewed Section 4‐20‐36, in conjunction with the definition for ‘Legacy Events’ under 4‐ 20‐1 (8). Member Carroll suggested that the existing ordinance language in 4‐20‐32 (C) is vague, and  that in reality certain Legacy Events will continue to be permitted on their traditional dates. Member  Carroll asked if there is a form where City staff tracks requests for dates from Legacy Events on a five‐ year rolling basis. Frances Hargrove (ATD) replied there is not at this time, and that staff began this  process before the pandemic, but it is not in place now. However, staff should be working on calendar  available for this purpose.   Member Carroll summarized that he is fine with events being allowed to request dates five years out,  and he is comfortable with City staff managing that calendar. The Task Force should provide guidance to  staff on how to resolve conflicts that arise, and it should not be who first submits that gets the date, but  the event trying to do the same event around the same time each year.  The Task Force passed a unanimous recommendation to amend Section 4‐20‐32 (C) to:  Except as otherwise provided, when multiple Tier 3 and Tier 4 events are requested for the  same day and location, ACE will prioritize applications based on the number of years a  special event has been conducted in the City. When two or more special events have been  conducted for the same number of years, applications will be reviewed on a first come, first  serve basis. the event that is requesting its traditional date will have first priority on that  date.    C. Sound  Brian Block (DSD) reported that Code allows for amplified sound until 11pm on Thursdays, and since  June of 2019 through May 12th, 2022, there were 18 permits, or 6% of all permitted events with  amplified sound. None of those 18 events were permitted to have sound later than 10pm.  The Task Force discussed the appropriateness of Thursday being allowed to have different hours than  other weekdays. It was confirmed that events in parks would not have amplified sounder after 10pm  regardless. Member Weigand motioned that Sunday should have the same allowable hours for  amplified sound as Monday – Wednesday. Co‐Chair Smith seconded the motion, the motion failed on a  2‐7 vote with Co‐Chair Smith and Member Weigand voting in the affirmative.    C. Update from Event Organizers Currently Planning Events  Member Lo said more clients are looking to have events but there are staffing concerns in the industry.  Member White said they are seeing lots of applicants that are not familiar with the process, and the City  is probably seeing that too.   C. Determine Media Policy for the SETF  The Task Force discussed how media inquiries should be responded to so that the work of the Task  Force, and opinions of its members, are properly conveyed. The Task Force agreed its important to have  a single point of contact, a backup, and to make City staff aware of media requests in case coordination  is needed.   The Task Force unanimously agreed that James Russel will be the main point of contact and Ingrid  Weigand would be the back up for all media inquiries.   3. NEW BUSINESS      A. Special Event Performance During Spring Festival Season  Members Lo and White discussed their experience with the permitting process during Spring Festival  Season. The Task Force asked for input from the present community members that work for South by  Southwest (SXSW). The response from SXSW was that the extension of the application deadline was very  helpful to their applicants. They felt things operated very similarly to past years, which was positive.  Member Lo asked which department provided approval for drone display permits. These are approved  through APD, who are evaluating their review criteria for future years. Staff were asked about the  quality of the applications and how it went from the City perspective. Frances Hargrove said it was  pretty much the same as it has always been, but the biggest issues we face from a transportation  perspective is building construction and planning around it. There were no specific concerns from a  sound perspective, citizens are somewhat more permissive during Spring Festival Season. Police and  EMS reported there were no major changes because of the Special Events Ordinance. Working with  Code 4, who provided private sector assistance to APD, was overall seamless but anytime there is an  outside agency there is potential for disorganization. Code 4 did help with staffing, as did DPS troopers  because staffing was short in some areas. AFD reported that things went well, but they had some issues  with applicants needing site plan changes.     This item will continue to stay on the agenda so additional ideas for improving the Special Events  Ordinance can be considered.        B. Notification Requirements – Approval Under Section 14‐8‐28 E    Member Carroll brough forth an issue about how street closures require notifying the public. If your event  is more than 10 years old it has been accepted by the community, you no longer need to seek approval;  however, you must still notify them it’s happening. Most notifications are done through a postcard that  is approved by ATD. Events that are younger than 10 years, or have substantially changed the streets they  are closing, must seek approval through a ‘notification of a proposed closure’. This is a special form from  the City, where the applicant provides additional information and its sent to nearby residents letting them  know of the proposal and the approval process. If 20% or more of residents on a closure disapprove then  the event cannot move forward or must go to the Urban Transportation Committee, which will provide a  recommendation, and then a final decision is made by City Council. Also, neighborhood associations have  veto power. The two issues for discussion are:  1) Is 10 years too long to be considered a new event? Notifications and reviews are expensive   2) For events that have taken place for over five years, you are giving the public a false sense of  power  in  the  process  to  protest.  As  it  is  unlikely  that  an  event  that  has  taken  place  that  long,  without other issues, would be denied by ACE or City Council if it is protested.   Member Carroll noted that in 2022 they mailed out around 9,000 letters, three pieces of paper to each  address. They received 5 disapprovals total and 2 removed their disapproval after a phone discussion to  address their concerns. This left a .03% disapproval which is far below the 20% that would be required to  stop the event. There is a concern that neighborhood associations will no longer have their veto power  between 5‐10 years. Frances Hargrove said most of the large running events are over 10 years old and it  is difficult to find a new 5k or 10k route through the City right now. Approval for a new route has not been  done  since  the  pandemic,  but  was  done  a  few  times  before.  She  also  mentioned  that  in  4‐20‐33  (C)  organizers have 10 days to send in their notification after preliminary approval, but for Tier 3 and 4 events  that could be over a year out from their event, making it a difficult turnaround time to adhere to.    A motion was made by Co‐Chair Smith to amend Section 14‐8‐28 (E) to:  A special event that has been held for  10 5 or more years and has not received a violation or  changed its character, nature, location, or route shall be approved under Subsection (A).  Member Carroll seconded, the Task Force unanimously approved the motion.   Member Carroll suggested the Task Force should also try and fix the notification requirement brought up  by City staff and motioned to amend 4‐20‐33 (C) to:  In addition to the notice required under Subsection (A), an event organizer shall provide notice to  interested  persons  and  neighborhood  associations  within  10  calendar  days  after  ACE  issues  a  preliminary recommendation if a special event: no later than 120 days prior to the event start  date if a special event:    (1) is a Tier 3 or 4 special event; and   (2) requires a closure permit under Chapter 14‐8 (Temporary Closure for Special Events  and Block Parties).   Member Lo seconded, the Task Force unanimously approved the motion.         FUTURE AGENDA ITEMS   Temp road closures, including block parties   Waste Planning and Emissions   Sale of Goods   Special Event Performance During Spring Festival Season  ADJOURNMENT: The meeting adjourned at 4:10 p.m. on unanimous consent after earlier unanimous  consent to extend the meeting an additional 10 minutes.   Future Meetings:   The next meeting is scheduled for June 15, 2022 from 2:00 p.m. to 4:00 p.m. at the Permitting and Development  Center, Room 1406.   For questions contact Brydan Summers at brydan.summers@austintexas.gov.