SETF Interim Report Draft — original pdf

Backup

M E M O R A N D U M    11/17/2021  Mayor and Council  Special Events Task Force Interim Report  James Russell, SETF Co‐Chair and Jeff Smith, SETF Co‐Chair    TO:    FROM:     DATE:      SUBJECT:        The purpose of this memo is to provide Mayor and Council with an interim report on the  progress of the Special Event Task Force, as required by Resolution No. 20210902‐049.    The Special Events Ordinance instructed for the creation of a Special Event Task Force (SETF) to  assess  the  efficacy  of  the  ordinance,  the  associated  rules,  and  ACE  processes.  The  task  force  consists of 11 voting members appointed by Mayor and City Council, as well as City staff that  participate in the Austin Center for Events serving as ex officio members.     Meetings  began  in  June  of  2019  and  continued  through  February  2020,  when  the  COVID‐19  pandemic caused the SETF to take a hiatus. A total of eight meetings took place during that time  frame.  During  those  meetings  there  were  no  votes  taken  to  move  specific  recommendations  forward to City Council. However, after the re‐authorization of the Task Force in September 2021,  members met in October and November and voted to recommend the following three changes  for Mayor and Council’s consideration.     Recommendations      1) 4‐20‐1 (14) SPECIAL EVENT means an event that    (a) Has 100 or more attendees per day  50 or more attendees at any time at a city facility,  other than the Austin Convention Center, Long Center, City Hall, or Palmer Events  Center;    (b) Impacts a city street, sidewalk, alley, walkway, or other city public right‐of‐way other  than as permitted under Chapter 14‐6 (Temporary Street Closures); or     and     (i.) (ii.)     (c) Is temporary, involves 100 or more attendees per day 50 or more attendees at any time;  Is inconsistent with the permanent use to which the property may legally be  used, or the occupancy levels permitted on the property; and   Includes one of the following: set up of temporary structures, including, but not  limited to, tents, stages, or fences; use of sound equipment in an area described  in Section 4‐20‐43(A); or provision of food or beverages, including alcohol.    2) 4‐20‐21 CATEGORIES OF SPECIAL EVENTS    (B) A Tier 2 event is a special event that:  (1) Is an assembly lasting at a city facility that estimates attendance at less than 2,500  attendees per day; or    (2) is an assembly lasting four days or less, that is held primarily on private property,  and that estimates attendances at less than 2,500 attendees per day; or    (3) is stationary and impacts up to two blocks of a street sidewalk, or city right of way.    3) 4‐20‐21 CATEGORIES OF SPECIAL EVENTS    (B) A Tier 2 event is a special event that:  (1) Is an assembly lasting at a city facility that estimates attendance at less than 2,500  attendees per day; or at one time.    (2) is an assembly that is held primarily on private property and that estimates  attendances at less than 2,500 attendees per day; or at one time.    (3) is stationary and impacts up to two blocks of a street sidewalk, or city right of way.    Topics for Additional Discussion    Below is a list of topics or potential recommendations discussed during the 2019‐2020  meetings. The Task Force will continue these discussions in future meetings.       Change the number of attendees required for all Tier/deadline classifications to be reflective of  a venue/location’s peak capacity     Change requirement that notification goes out within 10 days after ACE issues a  preliminary recommendation Section 4‐20‐33(C).   o Means the notification has to be sent out right away, sometimes applications  come almost a year out.   o Need to find way to give appropriate time for notices while also avoiding  bringing conflicts to City Council within 30 days of the event.    Add preliminary recommendations within 10 days for Tier 2 events  o Staff have indicated that this may not be logistically feasible   Create a more streamlined, comprehensive special events application with all potential  forms and prepopulated information from previous applications  o City staff are currently working to consolidate and improve the application and  forms with an emphasis on electronic submittal for all documents.    Review and potentially modify requirements for sustainability reports    Have a post‐event AMANDA form filled out by applicant and ACE departments to  provide more comprehensive data/reports.   o City staff are currently working to create post event evaluations for both City  staff and applicants. The City evaluation will contain the consolidated notes from  ACE departments and be available to the applicant.      Determine what after‐event data SETF thinks should be collected for reports    o City staff will create automated reports based off this discussion.   Implement a “late”, “expedited”, or “additional resource” fee for special event  applications in the Tier 3 category     Offer more educational tools/resources for organizers to follow notification best    practices.  o City staff are working to develop additional guides and tutorials             Streamline the waste reduction/management requirements to allow exemptions for  events in venues/locations in compliance with the URO or other City approved waste  management/diversion plans.    Meeting Schedule and Agenda Topics    In order to return to Mayor and Council the final report and recommended changes by October  31, 2022, the SETF has adopted the following meeting schedule and proposed agenda topics.  Monthly schedule is subject to change based on progression     October 2021   Initial meeting     B&C training, Robert’s Rules, attendance requirements    Review purpose to review efficacy   Review timeline    Share interim report  November 2021   Interim report – review and vote     Public safety (including fire)   Data tracking/reporting   December    **No Meeting**   Note ‐ Interim report due to City Council by December 31st   January 2022   Live music venue permits    Sound equipment use   February 2022   March 2022    **No Meeting**  April 2022   Review permit denial / appeals process / revocation process   Review enforcement   Review sections: Temp road closures, including block parties    Review sections: Waste planning and emissions   Review sections: Sale of goods   Review ordinance performance post spring festival season   Review ordinance performance post spring festival season  May 2022  June 2022  July 2022   Resolve outstanding issues   Review all recommendations for SEO changes  August 2022    Review draft report for City Council   September 2022    Submit final Report and Recommendations to City Council   Determine next steps (close out) for SETF  October , 2022    Final Report Due to Council   Please let us know if you have any questions.       Cc:  Spencer Cronk, City Manager  Rodney Gonzales, Assistant City Manager  Denise Lucas, Director, Development Services Department  Jessica King, Interim Director, Communications & Public Information Off