SETF Proposed Timeline and Agenda — original pdf

Backup

Special Events Taskforce 2021  ‐ 2022    Members   James Russell (Co‐Chair) – Mayor Adler   Jeff Smith (Co‐Chair) – CM Kitchen   Bobby Garza – MPT Garza   Cindy Lo – CM Harper‐Madison   Laurel White – CM Renteria   Shelley Phillips – CM Casar   Heath Riddles – CM Flannigan   Mandi Thomas – CM Pool   Dan Carroll – CM Ellis   Ingrid Weigand – CM Tovo   Frances Thompson – CM Alter         Ex Officio Members (City Staff)   Brydan Summers, SETF Staff Liaison  Sara Henry, Austin Center for Events PIO Manager   Bill Manno, Special Events Program Manager   Brian Block, DSD Program Manager, Music Office   Mike Jones, Police Sergeant   Robert Alvarado, Code Division Manager   Frances Hargrove, ATD Special Events Manager   Tony Hernandez, DSD Program Manager   Jason Maurer, PARD Sales and Events Manager   Kevin Parker, EMS Commander   Quentin Prior, Fire Battalion Chief   Iby Setzer, ARR Planner Senior   Bryan Walker, DSD Planner II    Purpose   Strategy   Assess the efficacy of the Special Events Ordinance, the associated rules, and ACE processes.   Divide ordinance by sections and review section parts. Review broader effectiveness of ordinance after  spring festival season. Compile all recommendations. Staff will write final report and take notes at  meetings.   Attendance and Quorum   Attendance is required for all members and ex officio members. The task force shall comply with Texas  Government Code Chapter 551 (Open Meetings Act). Six task force members constitute a quorum. All  members necessary to provide a quorum must be physically present at a meeting to conduct business,  will provide an on‐line option.   Ex Officio Members – One alternate per department is allowed.   Members – Per Council direction, identified members are on the Task Force  Meetings  Before each meeting, the internal and external executive teams will meet with the staff liaison to  develop the following months agenda and objectives.   Ex Officio Executive Team: Brydan Summers, Frances Hargrove, Jason Maurer, Sara Henry, Brian  Block, William Manno   Member Executive Team: James Russell, Jeff Smith  Meetings will last 2 hours be held in person once a month at the PDC with the option for staff and  members to join virtually. Meetings will be held on the same day and time of every month (Propose 3rd  Wednesday of every month from 2‐4pm) unless this day falls on a City holiday.  Draft Agenda  October 2021   Initial meeting     B&C training, Robert’s Rules, attendance requirements    Review purpose to review efficacy   Review timeline    Share interim report  November 2021   Interim report – review and vote     Public safety (including fire)  December    **No Meeting**   Note ‐ Interim report due to City Council by December 31st   January 2022  Live music venue permits     Sound equipment use   February 2022   March 2022   April 2022   **No Meeting**   Review sections: Temp road closures, including block parties    Review enforcement   Review sections: Waste planning    Review permit denial / appeals process / revocation process   Review sections: Sale of goods  May 2022  June 2022   Review ordinance performance post spring festival season   Review ordinance performance post spring festival season  July 2022  August 2022   September 2022    Resolve outstanding issues   Review all recommendations for SEO changes   Review draft report for City Council    Submit final Report and Recommendations to City Council   Determine next steps (close out) for SETF  October 31, 2022    Final Report Due to Council    Celebration event