Approved Minutes — original pdf

Approved Minutes

PARKLAND EVENTS TASK FORCE August 9, 2016, 4 pm – 7 pm Zilker Botanical Garden Meeting Room 2220 Barton Springs Rd, Austin, TX 78746    TASK FORCE MEMBERS PRESENTColin Wallis, Mayor Adler Alykhan Mohamed, District 2 Vacant, District 3 David King, District 5 Michael Joyce, District 8 Ingrid Weigand, District 9 Carol Lee, District 10 James Russell, Open Space, Environment, and Sustainability Committee Jeff Smith, Open Space, Environment, and Sustainability Committee Rick Cofer, Parks and Recreation Board Buddy Quaid, Austin Music Commission  TASK FORCE MEMBERS ABSENT Kannou Curette, District 1 Debbie Stanley, District 4 Patrick Brewer, District 7 Bobby Garza, Open Space, Environment, and Sustainability Committee Pam Thompson, Environmental Board Stacy Farrugia, District 6   MINUTES  A. CALL TO ORDER‐Meeting called to order @4:40 pm by James Russell  B. APPROVAL OF MINUTES  1) Motion to Approve Minutes from August 2, 2016 meeting by Michael Joyce, seconded by Ingrid Weigand.  7 members voted AYE 0 voted No 2 abstained, motion passed.  C. CITIZEN COMMUNICATION‐ No Citizen Communication     D. OLD BUSINESS:  BRIEFING, DISCUSSION, AND POSSIBLE ACTION   1) Special event policies related to event day or use limits, process, scheduling, and coordination. No Formal Action Taken   2) Task Force subcommittee organization, structure and appointments.                No new subcommittees appointed.  3) Special event policies related to process, scheduling, coordination, enforcement, and impacts. Lara Schuman City of Austin Parks Dept. Urban Forestry Program Manager presented on forestry issues in the parks with a focus on special events. Task force requested Lara to return at a future meeting to give an update.     The Parkland Events Task Force recommends the City Council fund an economic impact study of all special events conducted on parkland and City of Austin property. Motion by James Russell Seconded by Jeff Smith Motion passed 9‐0‐0.   4) Impacts and impact reduction measures, policies, or practices of special events regarding impact mitigation on surrounding neighborhoods, areas and businesses.  No Formal Action Taken  5) Discussion of Green Event policies.   The Parkland Events Task Force recommends the City Council fund the Austin Parks and Recreation Department to national standard levels.  Motion by Ingrid Weigand              Seconded by James Russell Motion passed 9‐0‐0.     The Parkland Events Task Force recommends the City implement a mandatory certification and training program for event organizers and contractors including tree protection, access and use of park grounds. The program should be evaluated for expansion to include the citywide permit process, permit requirements and conducting event business in the City of Austin. Motion by Carol Lee Seconded by Jeff Smith Motion passed 9‐0‐0     G. ADJOURNMENT‐ MEETING ADJOURNED AT 6:40 PM