Draft Meeting Minutes — original pdf

Backup

MBE/WBE and Small Business Enterprise  Procurement Program Advisory Committee Meeting Minutes                              Wednesday, September 9, 2020  The  MBE/WBE  and  Small  Business  Enterprise  Procurement  Program  Advisory  Committee  convened in a regular meeting on Tuesday, March 10, 2020 at City Hall (301 W. 2 Executive Session Room #1027 (1st Floor), in Austin Texas at 5:30 pm.  nd  Street), in the  Board Members in Attendance:  Eliza May, Barbra Boeta, Schiller Liao, Lena Banks, Daniel Berner, Usha Boddapu, Ahmed Moledina  1. APPROVAL OF MINUTES  a. No minutes to approve  2. CITIZEN COMMUNICATION: GENERAL  a. No Citizen Communications    3. NEW BUSINESS   No announcements    a. Director’s Updates and Announcements with discussion and possible action  b. Introduction of Disparity Study Consultant, Colette Holt of Colette Holt and Associates and  presentation on the City of Austin Disparity Study with discussion and appropriate action.     Colette Holt gives a presentation with her objectives and plans for the 5‐year  Disparity Study she will conduct.  o Comply with the law and ensure that the City’s program remains legally  compliant.  o Produce the evidence that courts require in order to regular update, review  and support the City’s program.  o Wants to provide the City with data needed to comply with the  requirements for the FAA, Airport contracts, and defense if the program is  ever challenged.  o Develop accurate and detailed data for contract and annual goal setting.  o Educate elected officials, staff, stakeholders and others about the issues.  o Offer a website for outreach and to provide information about the Disparity  Study. The City will need to approve.  o Determine the City’s utilization of MBEs and DBEs as a percentage of all  dollars, what was reported in dollars (not in number of contracts or  contractors).   Page 1 of 3      o Gather from the City the prime contracting records and any missing data.   o Fill in any missing race and gender information and any NAICS codes.  o Determine the geographic market, which is just where the agency spends its  money.  o Her firm will provide quantitative, statistical, and numbers piece. There is  also an anecdotal or qualitative element to the study.   o Discuss with the community about their experiences in the marketplace,  both minority and non‐minority women owners.  Interviews will begin in September and an electronic survey is forthcoming.  o   Discussion:  Committee Member Ahmed Moledina asked if a system similar to B2G to address payment  for minority businesses will be established. Tamela Saldaña stated that her and Elton Price  are working on implementing this type of system in our current certification and contract  monitoring to addresses this issue.    Edward Campos adds that it has been a standard practice for 20 years. Each time we have  a contract closeout document or every time we get a sub K, we verify by calling the sub  that's listed on that document is to verify that they got paid.    Committee Member Ahmed Moledina wants confirmed that the Asian population is  addressed in the Disparity Study. Colette Holt responded that the data will be collected on  the Asian population. The data is segregated with African Americans, Hispanics, Native  Americans, and possibly White Women.    Committee Member Eliza May asked that when this Disparity Study is done is the intent to  prepare for court. Edward Campos responded that we want to have a defensible program.  Part of that defensible program is having a disparity study conducted that meets the strict  scrutiny requirement. The other is for us to maintain the program, the City must show that  there's a disparity that we are attempting to remedy. Colette Holt added that the intent of  the program is to provide information to the City Managers, Mayor and Council  information about ways to improve the program.    Committee Member Lena Banks asked that Colette Holt stated in her presentation that her  firm will “gather the City’s prime contracts”. She asked that “prime contracts” be  explained. Colette Holt responded that the prime contracts are the direct contracts that  the City has with a vendor as opposed to those that might be subcontractors on the  project.    Committee Member Barbara Boeta asked that when Colette Holt and her firm looks at  participating certified firms, can their personal net worth prevent them from being  certified as an MBE. She asks if the maximum set on personal net worth is something that  can be reviewed.  Colette Holt responded that she needs to know how SMBR calculates the  personal net worth. Edward Campos added that he would provide Colette with that  information.    Page 2 of 3        Committee Member Daniel Berner asked Colette Holt if she is ever retained by a city  attorney in order to preserve privilege of this type of deliberation (personal wealth).  Colette Holt responded that she has been retained by a city attorney. Edward Campos  added that we have contracted in the past with private attorneys to provide the program  with legal advice.    c. Presentation regarding process for establishing MBE/WBE goals on City procurements with  discussion and possible action.   Tamela Saldaña gave an overview of the goal setting methodology.   o Discussed project specific goal setting.  o All City solicitations are reviewed for possible project specific goal setting.  o Some exceptions are solicitations under the City Manager spending  authority and any interlocal agreements where the procurement is set forth  by that public entity.  o Must have a basis for the goal that is set on contracts (contract specific  o o goals).   Information can be reviewed by the public on the SMBR website to conduct  a search of the certification database.   In 2016, 92.78% of the bidders of posers me the goals and now in 2020, it is  about 96%.    Discussion:  Committee Member Barbara Boeta stated that there was a comment made that only certain  firms have been used. She asked if the Disparity Study will study all the data that Colette Holt is  collecting. Tamela Saldaña responded that it is typically part of utilization data.  4. OLD BUSINESS    a. Tamela Saldaña, SMBR Compliance Officer, reviewed the monthly Council Awards and Request  for Change reports. Elton Price, Certification Division Manager, reviewed the Certification Roll  report.    b. Committee content with reports provided to the MBE/WBE and Small Business Enterprise  c. Edward Campos, Interim Director provided an update on the Disparity Study.  Program Advisory Committee      ADJOURN  Meeting adjourned at 7:46 pm    Page 3 of 3