Approved Minutes — original pdf

Approved Minutes

PARKLAND EVENTS TASK FORCE August 2, 2016, 4 pm – 7 pm Zilker Botanical Garden Meeting Room 2220 Barton Springs Rd, Austin, TX 78746    TASK FORCE MEMBERS PRESENT David King, District 5 Michael Joyce, District 8 Ingrid Weigand, District 9 Carol Lee, District 10 Bobby Garza, Open Space, Environment, and Sustainability Committee James Russell, Open Space, Environment, and Sustainability Committee Jeff Smith, Open Space, Environment, and Sustainability Committee Pam Thompson, Environmental Board Rick Cofer, Parks and Recreation Board Buddy Quaid, Austin Music Commission  TASK FORCE MEMBERS ABSENT Colin Wallis, Mayor Adler Kannou Curette, District 1 Alykhan Mohamed, District 2 Debbie Stanley, District 4 Patrick Brewer, District 7 Stacy Farrugia, District 6    MINUTES  A. CALL TO ORDER‐ Meeting called to order by David King @5:25 pm.    B. APPROVAL OF MINUTES  1) Motion to Approve Minutes from July 19, 2016 meeting by Jeff Smith and Seconded by James Russell.  Motion passed with 8 members voting AYE 0 voted No and 1 member abstained.     C. CITIZEN COMMUNICATION‐ No Citizen Communication   D. OLD BUSINESS:  BRIEFING, DISCUSSION, AND POSSIBLE ACTION   1) Special event policies related to event day or use limits, process, scheduling, and coordination.  Motion by Jeff Smith to create a recommendations committee to review, evaluate and recommend policy action items to the task force Seconded by James Russell 8 members voted Aye 1 voted No‐ MJ motion passed.  Subcommittee meetings shall be conducted concurrently with posted task force meetings.  The subcommittee shall be comprised of James Russell, Carol Lee, Jeff Smith, Bobby Garza, David King, and Pam Thompson.  2) Special event policies related to process, scheduling, coordination, enforcement, and impacts. Discussion of Forestry’s role at special events information presented by Keith Mars and Lara Schuman. Forestry staff to take Patrick Brewer’s recommendations and review against existing guideline document.  Forestry to report back at the 8/9 meeting, No Formal Action Taken.                 3) Impacts and impact reduction measures, policies, or practices of special events regarding impact mitigation on surrounding neighborhoods, areas and businesses. No Formal Action Taken.   4) **Discussion of Green Event policies, Presentation by Brandi Burton , Rick Cofer proposed to work Brandi to come up with some guidelines to bring forward as potential recommendations.  5) **Briefing by the Waller Creek Conservancy on Waterloo Park status presented by Peter Mullan C.E.O.   6) Status of task force member requests from previous meetings and upcoming meeting schedule. Conduct Doodle Poll to get a consensus on the best day/time for a proposed 4 hour meeting.     E. ADJOURNMENT‐ Meeting Adjourned at 6:43 pm    **Presented Before meeting called to order