20210421-002b: Committee Chair Responsibilities — original pdf

Backup

Committee Chair Responsibilities  Ensure compliance with City Code    Ensure compliance with Texas Open Meetings Act   Coordinate with staff liaison to post agendas 72 hours in advance   A quorum must be present to conduct committee meetings  o A quorum of the committee is at least three committee members.  o No more than five commission members may attend a meeting.    The EC Bylaws include all established committees and their duties. These duties must be  approved by the Council Audit and Finance Committee.    The Committee Chair is responsible for completing and presenting annual reports to the  full Commission and filing the report with the Office of Chief Clerk and the Watershed  Protection Department on or before January 31st each year.   o It is the full responsibility of the Committee Chair to complete this report.   The report must include the following:  (1) a statement of the board’s mission and a description of the board’s actions in  furtherance of that mission during the previous calendar year; and  (2) the board’s goals and objectives for the new calendar year.   After a meeting has been held, it is the responsibility of the committee chair to provide  a report on the issues the committee is working on during the Environmental  Commission Committee Reports each meeting.   Meeting requirements   Per City Code, committees must meet on a regularly scheduled basis at least quarterly.   It is the responsibility of the Committee Chair to request these meetings to be  scheduled.    In order to provide adequate scheduling time and posting requirements, please comply  with the following deadlines:   o 3 weeks in advance, contact the liaison to schedule the meeting & notify liaison  o At least 10 days before the meeting, review and approve the final agenda with  of draft agenda items.  the staff liaison.  Committee Recommendations   If a recommendation is passed during a committee meeting, provide the completed  motion form to the staff liaison before the end of the committee meeting.  o Writing must be complete and legible & recommendations must be read into the  record during the meeting.    It is important that recommendations are uploaded to the Environmental Commission  website as soon as possible.    Within 24 hours, the liaison will email a draft copy of the typed recommendation to the  committee Chair. Respond with corrections &/signature within 24 hours if possible.   Purview of Commission Chair   The Environmental Commission Chair has the authority to appoint & remove members    on standing committees.  If a committee chair is not carrying out their stated duties, the Environmental  Commission Chair may consider a replacement committee chair.  If a committee is having attendance issues with members not attending, the  Environmental Commission Chair will be notified to discuss whether replacements are  necessary.