Supporting Document Agenda Item #5: Budget Reporting — original pdf

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BOARD/COMMISSION RECOMMENDATION  Commission on Aging  Recommendation Number:  20240313‐XXX Budget Reporting    WHEREAS, the City of Austin’s Boards and Commissions are tasked with making annual  budget recommendations to City Council; and    WHEREAS, there is currently not a central, easily accessible, publicly available repository for  board and commission budget recommendations; and    WHEREAS, there is currently not a central, easily accessible, publicly available way to track  the status of board and commission recommendations within a fiscal year, or year over year; and    WHEREAS, the City of Austin’s Boards and Commissions serve as a liaison between city  government and community members, using community guidance to inform council budget  recommendations, and council budget decisions to educate community members on council  priorities; and    WHEREAS, the City of Austin’s Boards and Commissions experience term limits, transitions  in leadership as well as membership, and changing priorities, all of which lead to a loss in  institutional knowledge; and    WHEREAS, Austin is the state capital, home of the state’s legislature, many of the legislature’s  staff, and local as well as state policy advocates; and    WHEREAS, it is reasonable that our city has the talent, skills, and resources necessary to  develop a board and commission recommendation budget tracker.    NOW THEREFORE, BE IT RESOLVED, the Commission on Aging recommends funding and  staffing to create a digital, user friendly, publicly available board and commission budget  recommendation tracker.    BE IT FURTHER RESOLVED, this digital tracker can be as simple as a regularly updated  excel spreadsheet on the board and commission’s website, or as robust as the Texas Legislature  Online Bill Lookup website dependent on available funding and staff capacity.    BE IT FURTHER RESOLVED, this digital tracker will be a resource for budget  recommendations for each fiscal year, starting with the FY2024 budget cycle.    BE IT FURTHER RESOLVED, this digital tracker will provide a brief summary of each  recommendation with a link to the full recommendation, status update of where in the budget  processes it is (submitted, under review by council, etc.), and a final outcome (accepted, rejected,  modified, etc.), including any revised versions of the original recommendation.    BE IT FURTHER RESOLVED, this digital tracker will be a tool to increase transparency and  engagement in the budget process amongst boards and commissions, city council, and the  communities across Austin, furthering a shared goal of government that works for all.        Date of Approval:    Record of the vote:  Attest:                                 Page 1 of 1