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HIV Planning Council – May 7, 2024

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Austin Area HIV Planning Council Recruitment and Retention Plan 2024 Contents Recruitment .................................................................................................................................................. 2  Objec(cid:415)ve ................................................................................................................................................... 2  Strategic Goals .......................................................................................................................................... 2  1.  Marke(cid:415)ng Materials ......................................................................................................................... 3  A.  Flyers ............................................................................................................................................. 3  B.  Brochures ...................................................................................................................................... 3  C.  FAQ Sheet...................................................................................................................................... 4  D.  Swag .............................................................................................................................................. 4  E.  Other ............................................................................................................................................. 5  F.  Picture Gallery .............................................................................................................................. 5  2.  Marke(cid:415)ng Pla(cid:414)orms ......................................................................................................................... 9  A.  Websites ....................................................................................................................................... 9  B.  Social Media ................................................................................................................................. 9  C.  Mailchimp ..................................................................................................................................... 9  D.  Newspapers .................................................................................................................................. 9  E.  Radio ............................................................................................................................................. 9  F.  City Resources ............................................................................................................................... 9  3.  Recruitment Opportuni(cid:415)es .............................................................................................................. 9  A.  Events ............................................................................................................................................ 9  B.  Loca(cid:415)ons ....................................................................................................................................... 9  C.  Outer Coun(cid:415)es .............................................................................................................................. 9  4.  Metrics .............................................................................................................................................. 9              Austin Area HIV Planning Council Recruitment and Retention Plan 2024 Recruitment Objec(cid:415)ve The objec(cid:415)ve of the Aus(cid:415)n Area HIV Planning Council is to recruit dedicated members who embody our  values and vision, and to engage our community in a collabora(cid:415)ve effort to address the challenges posed  by HIV/AIDS.  Strategic Goals  To fill vacant membership categories  o Grantees of other federal programs  o Affected communi(cid:415)es  o State Medicaid agency  o Non-elected community leaders   To maintain all legisla(cid:415)vely required ra(cid:415)os  o No more than 33% affiliated members  o At least 33% membership comprised of consumers who are recipients of Ryan White  Part A services   To engage members of priority popula(cid:415)ons that are dispropor(cid:415)onately affected by HIV/AIDS  o PLWH  o Black MSM  o La(cid:415)nx MSM  o Black WSM  o Trans and Gender Expansive/Diverse persons (TGE and TGD), QTBIPOC                        Austin Area HIV Planning Council Recruitment and Retention Plan 2024 a. The 2023 flyers were created by the Office of Support based on previous years’ flyers.  They were translated into Spanish by former member Sharon Zaldivar Alatorre. They  were meant as a placeholder un(cid:415)l a more strategic marke(cid:415)ng plan could be  implemented.    1. Marke(cid:415)ng Materials A. Flyers 1. 2023 Flyers 2. Ideas for 2024 Flyers a. Design  i. Size  ii. Visuals  b. QR codes  i. Aus(cid:415)n HIV website  ii. Survey Monkey applica(cid:415)on  c. Message/Informa(cid:415)on  i. How to appeal to mul(cid:415)ple communi(cid:415)es  1. Everyday language  ii. Informa(cid:415)on  d. Languages  i. English  ii. Spanish  B. Brochures Brochures are tangible, portable, and easily distributable. They provide a concise and visually  appealing way to convey essen(cid:415)al informa(cid:415)on about the HIV Planning Council, its mission, services,  and contact details to a wide audience. Well-designed brochures with the Council's branding and  logo enhance visibility and promote recogni(cid:415)on. They serve as a tangible representa(cid:415)on of the  Council's mission and values, leaving a las(cid:415)ng impression on recipients and reinforcing its presence  within the community.    Ideas for Brochures 1. a. Message/Informa(cid:415)on  b. Design        Austin Area HIV Planning Council Recruitment and Retention Plan 2024   C. FAQ Sheet An FAQ sheet allows the Council to an(cid:415)cipate and address common ques(cid:415)ons that individuals may  have about HIV/AIDS, the Council's mission, services, and how they can get involved. By providing  clear and concise answers to these ques(cid:415)ons, the FAQ sheet helps to streamline communica(cid:415)on and  ensure accurate informa(cid:415)on is readily available.  1. Ideas for dra(cid:332) of FAQ a. Dra(cid:332) created  b. Create so that it can be printed on its own or added as a page of the brochure  D. Swag Swag items create opportuni(cid:415)es for engagement and connec(cid:415)on with the target audience.  Distribu(cid:415)ng swag at events, conferences, or outreach ac(cid:415)vi(cid:415)es allows the Council to interact directly  with individuals, ini(cid:415)ate conversa(cid:415)ons, and build rela(cid:415)onships. It fosters a sense of connec(cid:415)on and  belonging among community members and reinforces the Council's presence within the community.    1. 2022-23 Swag a. Fans   i. Popular at PRIDE  b. S(cid:415)ckers  c. Collapsible water bo(cid:425)les   i. Extremely popular, great for places that don’t allow glass  d. Fanny packs  i. Smaller than an(cid:415)cipated, s(cid:415)ll popular  e. Gel bead pack  f. Cell phone wallet snap pocket  g. Sun kits  h. Pill holder  i. Should not be taken to SUD events  2. 2024 Swag   a. Clear fanny pack   i. Ideal for events that require clear bags  ii. Appeals to younger people  Iridescent makeup bag  b. c. Alarm key chain      Austin Area HIV Planning Council Recruitment and Retention Plan 2024 a. Create swag packs for Planning Council members to take to events  b. Order fans for PRIDE  c. Order more s(cid:415)ckers, both regular and one for PRIDE  3. Ideas for 2024 E. Other 1. Tablecloths a. Current tablecloths are 8(cid:332). long – inconvenient for small events  b. Research smaller op(cid:415)ons?  2. Signs a. Larger version of flyers?  F. Picture Gallery 2023 Flyers                            Austin Area HIV Planning Council Recruitment and Retention Plan 2024 Flyer Inspira(cid:415)on from other Planning Councils Inspira(cid:415)on from AI     Tablecloths       Austin Area HIV Planning Council Recruitment and Retention Plan 2024   Swag   Austin Area HIV Planning Council Recruitment and Retention Plan 2024                                     Austin Area HIV Planning Council Recruitment and Retention Plan 2024 2. Marke(cid:415)ng Pla(cid:414)orms A. Websites B. Social Media C. Mailchimp D. Newspapers E. Radio F. City Resources 3. Recruitment Opportuni(cid:415)es A. Events B. Loca(cid:415)ons C. Outer Coun(cid:415)es 4. Metrics