Backup — original pdf

Backup

Priority Setting and Resource Allocation Process  Process of the Austin Area Comprehensive HIV Planning Council for FY2023‐26  Overview  The Planning Council is responsible for setting priorities among service categories, allocating  funds to those service categories, and providing directives to the Grantee [HRA] on how best to  meet these priorities. The Planning Council carries out the priority setting and resource  allocation (PSRA) by the deadline agreed upon with the Grantee, which is based on the Part A  grant schedule and expected application deadline. Companion documents for the FY2025 PSRA  cycle process include the FY2023‐26 PSRA Data Binder, the most recent HIV Planning Council  Work Plan (if available), a PSRA training PowerPoint, PSRA Homework Assignments, and  examples of critical documents. Critical documents are represented in green lettering and will be  reviewed, discussed, and updated by the Planning Council (Business Committee).   Prior to the PSRA Process, the Planning Council will review the previous year’s PSRA materials  (e.g. data requests, priority setting tool, final service category, and final resource allocations)  and draft the next year’s PSRA process.   Priority Setting  o Step PS1: Identify and determine data needs (Provider Capacity and Capability Survey  Report, the System of Care Analysis, the Needs Assessment Survey and literature review,  client utilization data, relevant Fast Track Cities Action and Ending the HIV Epidemic Plan  and documents, and performance and outcomes data). Develop appropriate data requests and  timelines collaboratively with HRA.     o Step PS2: Vote on FY2023‐26 PSRA process including principles, criteria factors, and  decision‐making process (refer to Conflict of Interest Policy)    o Step PS3: Review data for each criteria factor of the priority setting tool.   a. Review core medical and support service categories, including HRSA definitions.   o Step PS4:  Review proposed Directives, then vote to approve  a. Review appropriate Service Standards adjustments or changes based upon  b. Review appropriate Service Category adjustments or changes based upon Directives      Directives  o Step PS5: Adjust priority setting tool to ensure tool aligns with identified data needs Adjust  tool as necessary   i. Criteria factors (columns)  ii. Weights of criteria factors    priorities.  o Step PS6: Utilize priority setting tool to rank service categories and set service category  a. In the event of a tied ranking for a service category, a discussion will take place  amongst the Planning Council to rank the service categories     Commented [DN1]: Add Demographic/population data  for Austin TGA  o Step PS7: Vote on final service category priorities  a. Agree on principles, criteria, decision‐making process, and methods to be used in  allocating funds to prioritized service categories   Resource Allocation  o Step RA1: Review data that informs the allocation plan   a. Results of priority setting process  b. Available funding data such as:   i. Payor of last resort  ii. Cost/client, Cost/unit service  iii. Expenditure and reallocation trends over time  c. Amount of funding available‐ Using guidance from the FY23 Notice of Funding  Opportunity the Planning Council will determine the amount of total funding which  will be submitted to HRSA.   o Step RA2: Allocate resources to service categories reaching consensus  a. For each service category, the Planning Council will discuss and reach consensus on  one of the following options (in the event of consensus not being met, members will  vote with a majority 2/3 of present eligible voters making the final decision):  iv. Increase, decrease, or flat funding of each service category from previous  year  v. Stop funding a service category  vi. Start funding a new service category  b. Planning Council will draft an allocation plan, including exact dollar amounts for  each service category.  o Step RA3: Planning Council will discuss and reach consensus on one of the following  options (in the event of consensus not being met, members will vote with a majority 2/3 of  present eligible voters making the final decision) on Increase/Decrease Plan  o Step RA4: Submit approved Allocation Plan and Increase/Decrease Plan to HRA.    a. Provide directives, if any, to the HRA on how best to meet those priorities.  o Step RA5: Reallocate funds across service categories when the award arrives and later in  the year, as needed and defined by Reallocation Policy    This document serves as the official PSRA process of the Austin Area  Comprehensive HIV Planning Council for FY2025.