Backup — original pdf

Backup

AUSTIN TRANSITIONAL GRANT AREA (TGA)   HIV PLANNING COUNCIL REALLOCATIONS POLICY  Adopted August 24, 2020  Reallocation Policy Overview  Making decisions on what service categories are to be funded by Part A/MAI funds is a core responsibility of the HIV  Planning Council during its annual Priority Setting & Resource Allocation (PSRA) process.  This process is completed in  advance of the submission of the annual grant application, eight to nine months before a Notice of Award (NoA) is issued by  the Health Resources and Services Administration (HRSA).  When the actual NoA is received by the Grantee, the  Administrative Agent allocates funds in proportion to the Service Category Allocation Plan approved by the Planning  Council.  (In other words, if 8.2% of the Part A direct services funding request was allocated to mental health services, 8.2%  of actual awarded Part A direct services funds are allocated to Mental Health Services.)  Reallocation recommendations do  not affect or preempt the PSRA process; reallocation only occurs after a grant award, based on the results of the PSRA  process has been made and the grant period has started.  It is imperative that as much as possible of the Part A/MAI grant award be spent during the grant year.  This has the dual  effect of providing as many services as possible during the grant year as well as reducing the possibility that unspent  funding will create a mistaken impression that the full amount of the grant award is not needed by the TGA.  Reallocation is defined as an adjustment of the Planning Council’s current Service Category Allocation Plan.  Ongoing  evaluation of subrecipient performance and other factors determine areas in which expenditures and/or service utilization  is likely to exceed or fall below awards and service goals, as well as identified areas of unmet need not known or realized at  the time the current Service Category Allocation Plan was adopted.  The City of Austin’s contracting process is long and complex, which makes timely shifts in funding between service  categories and/or subrecipient contracts challenging.  The purpose of this policy is to define the Planning Council’s  reallocations process and, when necessary and possible, reduce the amount of time between a conclusion by the  Administrative Agent that a funding reallocation recommendation is advisable/necessary and the redeployment of funds to  service categories and subrecipient contracts in which the funding can be spent within the grant year.  By adopting this Reallocations Policy, the Planning Council specifies procedures to be followed and certain authorizations  that are granted to the Finance/Allocations Committee and the Administrative Agent.  Reallocation Factors  The Planning Council holds the authority to approve reallocations policies and procedures, as well as reallocations  themselves. The following factors guide all reallocations:  1. Consideration of service category and other prioritization by the HIV Planning Council (Minority AIDS Initative AI or  Early Identification of Individuals with HIV/AIDSIIHA populations or other priorities addressed through Directives or  Letters of Support) or other factors within the application for the grant year.   2. Determination of needs that did not exist or that have increased/decreased since the Service Category Allocation  Plan was adopted.   3. Cost‐effectiveness of service categories (for example, the cost benefit of paying for Health Insurance and Cost  Sharing Assistance where payment of premiums provides a third‐party payor for medical services rather than such  services being funded directly by Ryan White funds).  4. The ability of subrecipients to spend funds in their contract or in a service category relative to the portion of the  grant year remaining when an anticipated contract amendment can be completed.  5. Effect on Care Continuum outcomes.    The reallocation process is based on the date a recommendation is first proposed by the Administrative Agent.  Regardless  of the process followed, the HIV Planning Council will be informed of all reallocations that occur, even when notifications of  last‐minute Rapid Reallocation must come after the end of the grant year.  Reallocation Processes  Period 1  March 1 ‐August 31  Full Reallocation Process  The Administrative Agent  recommends reallocations  between service categories to the  Finance/Allocations Committee  using a standard Reallocation  Recommendation Form.   Recommendations are placed on  the next Finance/Allocations  Committee and Business Meeting  agendas for consideration and  approval. The Administrative  Agent moves funds from/to the  new service categories and  executes contract amendments as  necessary after approval.  Period 3  November 1 ‐February 28/29  Rapid Reallocation Process  The Administrative Agent  determines that reallocations are  needed between service categories  in order to more fully expend grant  funds or meet an unanticipated  need.  Without preapproval, the  Administrative Agent may reallocate  up to 10% of the total direct services  grant award between service  categories without advance  approval.  Rapid Reallocations made  by the Administrative Agent are  reported to the Finance/Allocations  Committee Chair at the time the  reallocation is made and to the full  Council at the next regularly  scheduled Business Meeting using  an Administrative/Rapid  Reallocation Report Form.  Period 2  September 1 ‐October 31  Expedited Reallocation Process  The Administrative Agent recommends  reallocations between service  categories to the Finance/Allocations  Committee Chair using a standard  Reallocation Recommendation Form.   The committee Chair request that PC  Staff facilitate consultation, due to  walking quorum, with the PC Chair and  members of the Finance & Allocations  Committee to seek consensus on the  recommendation.  A response is  provided to the Administrative Agent  within ten business days.  If consensus  cannot be achieved, the Finance/  Allocations Chair requests that the  Administrative Agent submit a  substitute recommendation that  addresses any identified concerns.   If/when approved, the  Finance/Allocations and PC Chairs sign  the recommendation form. The  Administrative Agent moves funds  from/to the new service categories and  executes contract amendments as  necessary.  The reallocation is reported  to the full Council at the next regularly  scheduled Business Meeting.    The Administrative Agent is authorized to reallocate Administration or Quality Management funding to currently  funded service categories without Planning Council approval at any time during the year based upon reallocation  factors.  Administration or Quality Management reallocations made by the Administrative Agent are reported to the  Finance/Allocations Committee Chair at the time the reallocation is made and to the full Council at the next  scheduled Business Meeting using an Administrative/Rapid Reallocation Report Form.     Only the Planning Council may approve a move of funding to a Service Category that was not funded as part of the  Service Category Allocation Plan in the grant application.  Funding a previously unfunded Service Category is not  within the prerogative of the Administrative Agent at any time without prior Planning Council approval.    Per HRSA regulations, no more than a cumulative 25% of direct service funds may be reallocated between service  categories at any point during the grant year.