Matrix Presentation Power Point — original pdf

Backup

Slide 1      PROPOSED FY 21 FUNDING MATRIX JUNE 24, 2020 For discussion only. A special called meeting on June 24, 1‐2:30pm has been  scheduled for anyone wishing to share their thoughts.  Community members may sign up to speak no later than  Noon, June 23 by emailing  annemarie.mckaskle@austintexas.gov. Action is scheduled to take place at the June 26 Special  Called Meeting at 1pm.     6 meetings from May 14 through last Friday, June 12.  We looked at over 100 scenarios as  information kept changing and trying to think of as many possibilities from as many angles as  possible.  I ask that you hold your comments until the end.      Slide 2      Welcome Funding Matrix Guiding Principles FY 20 vs FY 21 Other Scenarios Proposed Funding Matrix C I T Y O F A U S T I N C U L T U R A L A R T S     The Funding Matrix Working Group was chaired by Commissioner Flores, and comprised of  Commissioners Garza, Polgar, and Zisman, and of Tammie Rubin from the Art In Public Places  Panel.      Slide 3      10 applications less than last year:  7 less in Core  3 less in CHFP      Applications Received 370 Core 22  CHFP $13,052,347  Total  Requested   C I T Y O F A U S T I N C U L T U R A L A R T S   Slide 4          These totals are the TOTAL HOT allocation, not just the amount awarded through Core and  Cultural Heritage Festivals.      Slide 5    • • • • • •     WG Considerations Equity Lens FY 20 – 29% ALAANA received 25% of HOT funds COVID > impact on ALAANA communities over all Available Funds Total available down 45% Initial estimate lowered $400K between May and June To use or not use  10% Reserve Which programs to reduce/eliminate Impact on FY 22 available funds Impact on Large  Orgs Vs Smaller Orgs Number of potential jobs lost Access other resources     Equity lens  • • FY 20  ‐ 29% ALAANA Contractors; received 25% of HOT Fund  Impact of COVID‐19 has had a greater impact on ALAANA community    Available funds  Funding programs we can and cannot add or eliminate  Reduction in available funds estimate  To maintain 10% reserve or use it all  Potential relief funds available    Slide 6      Commitment to Equity "Acknowledge that the while this is a moment  of deep distress, Black and Indigenous people  and people of color (BIPOC) are often in  distress due to systemic white advantaging and  that this fund’s commitment to equity means  that it will address this inequity." ‐ Justin Laing, Hillombo Consulting, "Four Criteria for More Justice  in COVID‐19 Response Funds", March 21, 2020 http://hillombo.net/blog/4-criteria-for-more-justice-in-corona-response-funds/     What other funders are thinking about in funding in this time of COVID‐19.  Justin used to be  with the Heinz Endowments in Pittsburgh.      Slide 7    Other Scenarios Considered:  0% cuts to ALAANA & Members of the LGBT and Disability  Communities +/= CSMS Whole 81% general 0% to LGBTQ & Disability contractors 0% to ALAANA contractors $3k Min  award 2.5% in reserve TEMPO @ $100k CI @ $200k     No cuts to the CSMS (Culturally Specific Marketing Supplement  We ran the numbers based on Commissioner Fonte's request from the last meeting    • • Minimum 2.5% in the reserve   • • • TEMPO ‐ $100,000 – was at $20k in FY 20  CI ‐ $200,000 – same as FY 20  Out Come for the cuts would be:   81% cut   0% cut to LGBTQ/Disability   0% cut to ALAANA  $3,000 Minimum Award – was $4k  • • • •   INSERT REASONING:           Slide 8    Other Scenarios Considered: 0% cut to ALAANA, 29% cut to members of the LGBT and  Disability Communities +/= CSMS Whole 72% general 2.5% in reserve TEMPO @ $100k CI @ $200k 29% to LGBTQ & Disability contractors 0% to ALAANA contractors $3k Min  award     Also tried a scenario where:    • • Minimum 5% in the reserve – City ordinance requires 10%, AC additional 5% requirement  No cuts to the CSMS (Culturally Specific Marketing Supplement  will be used  TEMPO ‐ $100,000 – was at $20k in FY 20  CI ‐ $200,000 – same as FY 20  The results of the scenario:   • • • • 72% cut   29% cut to LGBTQ/Disability   0% cut to ALAANA  $3,000 Minimum Award – was $4k    INSERT REASONING:       • • •   Slide 9    Other Scenarios Considered: Original estimate was $1.2 million more, 5% Reserve, 56%  cuts, 0% to ALAANA groups +/= CSMS Whole 5% in reserve TEMPO @ $0 CI @ $0 56% general 0% to ALAANA contractors $3k Min  award     To provide more context on the deliberations of the working group here are some early  scenarios that were considered but were ultimate deemed unworkable. This was based on the  higher available funding estimate  • • Minimum 5% in the reserve – City ordinance requires 10%, AC additional 5% requirement  No cuts to the CSMS (Culturally Specific Marketing Supplement  will be used  TEMPO ‐ $0 – was at $20k in FY 20  CI ‐ $0  The result:   • • • 5% reserve  56% cut   0% cut to ALAANA  $3,000 Minimum Award – was $4k  • • • •   This scenario eliminated all funding for TEMPO and Community Initiatives, and did not  provide reduced cuts to     This scenario was ultimately not chosen because the working group felt that it is  important to provide funds in TEMPO in and in Community Initiatives, which are  programs that have a focus on supporting the works of emerging ALAANA artists and  arts organizations. To completely defund these programs would prevent those new  comers from accessing needed resources to begin to develop their programmatic  offerings and which would result in fewer ALAANA arts leaders in the future. Keeping  both programs align with the Arts Commissions 4 Pillars:     • Cultivate Leadership   • Ensure and Encourage Equity  • Foster Collaboration  • Inspire Evolution            Slide 10    • • •       Other Scenarios Considered: Original Estimate was cut by $1.2 million, 65% cuts, 52%  members of the LGBT & disability communities, 42% to  ALAANA +/= CSMS Whole 65% general 5% in reserve TEMPO @ $100k CI @ $200k 52% to LGBTQ & Disability contractors 42% to ALAANA contractors $3k Min  award     At a later meeting the available funding amount was reduced by  $1.2 million. In this example  the working group refocused on leading with equity.     • • Minimum 5% in the reserve – City ordinance requires 10%, AC additional 5% requirement  No cuts to the CSMS (Culturally Specific Marketing Supplement  will be used  TEMPO ‐ $100,000 – was at $20k in FY 20  CI ‐ $200,000 – same as FY 20  the scenario:   65% cut   52% cut to LGBTQ/Disability   42% cut to ALAANA  $3,000 Minimum Award – was $4k  • • • •   This Scenario was not ideal because of the significant cuts across the board. We were  fortunate to later learn that the $1.2 million reduction in the estimate could be spread  over three years, which gave us a little more funding to work with at later meetings.    Slide 11    Other Scenarios Considered: 57% cuts, 46% members of the LGBT & disability  communities, 36% to ALAANA, No cuts to Black  contractors +/= CSMS Whole 57% general 5% in reserve TEMPO @ $100k CI @ $200k 46% to LGBTQ & Disability contractors 36% to ALAANA contractors No cuts to Black contractors $3k Min award     The working groups explored funding all Black Contractors at their original FY 20 levels.    • • Minimum 5% in the reserve – City ordinance requires 10%, AC additional 5% requirement  No cuts to the CSMS (Culturally Specific Marketing Supplement  will be used  TEMPO ‐ $100,000 – was at $20k in FY 20  CI ‐ $200,000 – same as FY 20  Ideal final scenario:   • • • 5% reserve  57% cut   46% cut to LGBTQ/Disability   36% cut to ALAANA  No cuts to Black Contractors  $3,000 Minimum Award – was $4k  • • • • • •   The working group had a lengthy discussion over several meetings regarding this and  other similar scenarios. Ultimately the working group felt that due to the overall  reduction in the available funds they wanted to provide the lowest cuts possible across  the board, but the cost of keeping all Black Contractors whole for FY 21 would leave the  other contractors carrying too high a reduction in their award amounts.           Slide 12    Conclusions From Meeting 4 +/= CSMS Whole 58% general 5% in reserve TEMPO @ $100k CI @ $200k 40% to LGBTQ & Disability contractors 30% to ALAANA contractors $3k Min award     We thought we were done, so had come up with a final scenario.  But then, we got updated  information.    • • Minimum 5% in the reserve – City ordinance requires 10%, AC additional 5% requirement  No cuts to the CSMS (Culturally Specific Marketing Supplement  will be used  TEMPO ‐ $100,000 – was at $20k in FY 20  CI ‐ $200,000 – same as FY 20  Ideal final scenario:   • • • • • 5% reserve  58% cut   40% cut to LGBTQ/Disability   30% cut to ALAANA  $3,000 Minimum Award – was $4k    • • •       Slide 13    Final Recommendation Maintain CSMS at current levels Maintain CI at current levels Fund TEMPO @ $100k Keep 2.5% in reserve Tiered cuts rooted in equity $3k minimum award     Maintain CSMS – The vast majority of recipients are historically underserved  (ALAANA/LGBTQ/Disability community) Maintaining this supplement ties into leading with  equity.    Maintain CI and Fund TEMPO ‐ The working group felt that it is important to provide funds in  TEMPO in and in Community Initiatives, which are programs that have a focus on supporting the  works of emerging ALAANA artists and arts organizations. To completely defund these programs  would prevent those new comers from accessing needed resources to begin to develop their  programmatic offerings and would result in fewer ALAANA arts leaders in the future. Keeping  both programs align with the Arts Commissions 4 Pillars:   • Cultivate Leadership   • Ensure and Encourage Equity  • Foster Collaboration  • Inspire Evolution      2.5% reserve – Leaving a cushion, even a small one will help provide for a smaller dip into FY 22  funds.  Especially if FY 21 amounts come in less than expected.     Tiered cuts rooted in equity – The working group primarily focused their decision making on  ensuring that the funding recommendation was rooted in equity.  Austin is the only major  growing city in the US with a declining Black population.  Black, ALAANA, and LGBTQ/Disability  communities are historically underserved, under‐resourced, and with less disposable  income.  The impact of COVID‐19 has had a greater impact on the ALAANA community.  As a  result the recommendation increase the percent of the total HOT funds going to ALAANA  contractors from 25% to 31%.  So while all received cuts, it was a balance of minimizing cuts for  historically underserved communities while still trying to limit overall cuts.      $3k minimum award amount ‐ Nearly a third of FY 21 contractors would be at risk of receiving  an award below $3k, CI award will likely be in the $2‐3k range. Ideally, Core awards should be  equal to or more than CI max award;    90% of contractors receiving $4k Core awards in FY 20 were first time applicants and over 60%  received scores above 80, and 29% received scores 90 & up; Some contractors who received $4k  awards because they had small annual budgets, and was not a reflection of a poor score. 55% of  the $4k recipients in FY 20 had an annual operating budget under $15k; Fundraising and ticket  sales will likely be limited for all contractors, awards under $3k would make it very difficult for  contractors to produce an event without those additional sources of income and would put  organizations in even greater of failure.           Slide 14    • • •       Conclusions From Meeting 6 +/= CSMS Whole 58% general 2.5% in reserve TEMPO @ $100k CI @ $200k 48% to LGBTQ & Disability contractors 30% to ALAANA contractors 10% Black contractors $3k Min award     No cuts to the CSMS (Culturally Specific Marketing Supplement  • • Minimum 2.5% in the reserve – City ordinance requires 10%, AC additional 5%  requirement will be used  TEMPO ‐ $100,000 – was at $20k in FY 20 (program was in review for FY 20)   CI ‐ $200,000 – same as FY 20  Ideal final scenario:   2.5% reserve  58% cut to general contractors  48% cut to LGBTQ/Disability   30% cut to ALAANA  10% cut to Black Contractors  $3,000 Minimum Award – was $4k  • • • • • •   Slide 15    • • • • • •     Impact on Priorities FY 21 – 29% ALAANA received 31% of  FY 20 – 29% ALAANA received 25% of HOT  HOT funds funds Equity Lens Available Funds FY 21 ‐ $7 million ‐ Total available down 45% FY 20 ‐ $12.8 Million To use or not use 10% Reserve FY 21 ‐ Maintain 2.5% reserve FY 20 – The Full 10% reserve was used to keep  FY 20 contracts whole     Equity lens  • • FY 20  ‐ 28% ALAANA Contractors; received 13% of HOT Fund  Impact of COVID‐19 has had a greater impact on ALAANA community    Available funds (actually $7.2 million)  Funding programs we can and cannot add or eliminate  Reduction in available funds estimate  To maintain 10% reserve or use it all  Potential relief funds available    Slide 16    • • • • • •     Program FY 20 Approved Awards 2.5% reserve, 58%, 48% L/D, 30% ALAANA,  10% Black contractors Scenario using FY 20 Matrix Recommended SCENARIO Organizational Support Project Support I Project Support II Project Support III Culturally Specific Marketing Supplement Cultural Heritage Festivals Community Initiatives Adjustments TEMPO Faces of Austin Cultural Arts Contracts Subtotal Expenses that cannot be changed Zach Scott Maintenance Marketing PARD Program Administration Tourism and Promotion Cultural Arts Contracts Grand Total Estimated Allocation Amount Allocation Difference $3,730,426 $3,808,530 $1,792,376 $1,616,995 $376,541 $501,380 $200,000 $40,000 $20,000 $8,000 $12,094,248 $60,000 $40,000 $50,000 $522,499 $20,000 $12,786,747 $6,251,742 ($6,535,005)   $1,665,173 $1,895,222 $1,007,645 $885,355 $367,541 $360,494 $200,000 $73,333 $100,000 $8,000 $6,561,696 $60,000 $20,000 $50,000 $522,499 $10,000 $7,234,262 $7,234,262 $0   Equity lens  • • FY 20  ‐ 28% ALAANA Contractors; received 13% of HOT Fund  Impact of COVID‐19 has had a greater impact on ALAANA community    Available funds  Funding programs we can and cannot add or eliminate  Reduction in available funds estimate  To maintain 10% reserve or use it all  Potential relief funds available    Slide 17        June 25, 12pm Deadline to sign up for Citizens Communication  for the June 26 meeting Email Anne‐Marie to sign up ‐ annemarie.mckaskle@austintexas.gov Next Steps June 26, 1‐2:30pm Arts Commission meeting to hear any  final community feedback and will Take  Action on the Funding Matrix Recommendation sent to City Budget Office and  to Council Mid‐August Council will vote on City Budget mid‐August