Final - Meeting Design — original pdf

Backup

Cultural Funding Arts Commission & Art in Public Places Strategic Planning Meeting  Meeting Objective(s):  3 or less is fine  1. Define & leading with a racial equity lens as a Cultural Arts Division  (completed in first session)  2. 3. Use community feedback to set Arts Commission role in Cultural Funding Review process, explore best approach to organize AC input & interaction with  Inform meeting attendees of potential strategic themes derived from community feedback of Cultural Funding Review Process &   process  4. Describe extended Cultural Funding Review process timeline  Meeting Location: CAD offices,   Date: Jan 13, 2020  Time:  6:00pm‐8:30pm  Attendees: Commissioners, AIPP panel members, COA Staff, Facilitators, Community Members  Overview: Commissioners will participate in activities to achieve Commission goals and update strategic planning activities.  Agenda Item  1.Sign In  Leader  Commission  Liaison    Outcome  Duration  To occur prior  to the  commencement  of the meeting  3‐5 Minutes /  6:00pm  2.Call to Order  Chair Castillo Meeting will be called to order.    3.Approval of Minutes and  Action  3‐5 Minutes  6:10pm  Chair Castillo Minutes and actions will be  approved.        Cultural Funding Arts Commission & Art in Public Places Strategic Planning Meeting  4.Citizen Communication:  General  10‐Minutes  6:15pm  Chair Castillo Hear concerns and voices of the  citizens.  5.a. Motion to Suspend  Robert Rules of Order  5 Minutes  6:20pm  Chair Castillo Robert rules of order will be  suspended.  5.a. Motion to Suspend  Robert Rules of Order  5.b Commission Introduction      Cara Welch  /Alberto Mejia  6. Staff Introduction &CFRP  Refresher & Extension brief    7. Leading with a Racial Equity  Lens in the Cultural Arts     Ask: Any reflections? Any  major comments missing?      10‐15 Minutes  6:30pm  Slides 2‐ 16   *Slides 15,16,19  hidden  10‐15  Minutes  6:45pm  Slides 17‐ 18  Robert rules of order will be  suspended.  Introduce the commission  members as well as a brief  description of the purpose of  the meeting.    Introduce the staff, go over  agenda and plan for the  meeting.  Meghan Wells  and/or Brion  Oaks  Set a framework for activities  and the discussion                                  Commissioners & AIPP will  identify tasks that address the  themes from the previous  session.    Commissioners will understand  the timeline and planned  activities for the extended  cultural funding review process      Reinstate Robert rules of order  for the remaining of the  meeting.          Margie Reese /  MJR Consultants  45 min – 1hr  7:45pm  Slides 19‐29  Cultural Funding Arts Commission & Art in Public Places Strategic Planning Meeting  8. Presentation of potential  strategic themes derived from  community feedback of  Cultural Funding Review  Process  9. Brainstorm Activity:  What tasks can we do to  address the Strategic Themes         11. Revisit (Display) Extended  Cultural Funding Process  timeline     5min  8:30pm   Slides 32‐ 35  Marion  Sanchez/Cara  Welch  30 Minutes  8:00pm  Slides 30‐31    Alberto     Break  10. Reinstate Robert Rules of  Order  11. Other Agenda Items   13. Future Agenda Items   14. Adjournment   Materials Needed:    10 Minutes  3‐5 Minutes      Chair Castillo unknown  unknown    Chair Castillo Chair Castillo Chair Castillo 1. Sticky notes (4x4, 4 separate colors)  2. Restickable Tabletop easel pad  3. Welcome Table  4. Agendas, sign‐in sheet  5. Citizen Communication Sign‐Up Sheet and Signage  Community Engagement Materials Being Brought:  1. Black Sharpie Markers  2. Discussion Guidelines/Principles  3. Dry erase markers  4. Pen/Paper‐ Recommended for note taking  Cultural Funding Arts Commission & Art in Public Places Strategic Planning Meeting  Decisions Made:  Rationale: Actions Assigned: Outstanding Issues:  Room Setup:   U Shaped seating for Commission  Attendees – Theater Style Seating  Notes: