Meeting outline — original pdf

Backup

Cultural Funding Arts Commission & Art in Public Places Strategic Planning Meeting  Meeting Objective(s):  3 or less is fine  1. Define & leading with a racial equity lens as a Cultural Arts Division  (completed in first session)  2. 3. Use community feedback to set Arts Commission role in Cultural Funding Review process, explore best approach to organize AC input & interaction with  Inform meeting attendees of potential strategic themes derived from community feedback of Cultural Funding Review Process &   process  4. Describe extended Cultural Funding Review process timeline  Meeting Location: CAD offices,   Date: Jan 13, 2020  Time:  6:00pm‐8:30pm  Attendees: Commissioners, AIPP panel members, COA Staff, Facilitators, Community Members  Overview: Commissioners will participate in activities to achieve Commission goals and update strategic planning activities.  Outcome  Set Up    Name tags, Name tents, sign in sheet  Agenda Item  1.Sign In  Duration  To occur prior  to the  commencement  of the meeting  Leader  Commission  Liaison    2.Call to Order  3‐5 Minutes  Chair Castillo Meeting will be called to order.  Agenda, recorders, batteries  3.Approval of Minutes and  Action  3‐5 Minutes  Chair Castillo Minutes and actions will be  approved.  Copy of previous minutes  Cultural Funding Arts Commission & Art in Public Places Strategic Planning Meeting  4.Citizen Communication:  General  Chair Castillo 10‐Minutes  Hear concerns and voices of the  citizens.  Citizen communication signup sheet  5.a. Motion to Suspend  Robert Rules of Order  5 Minutes  Chair Castillo Robert rules of order will be  suspended.    5.a. Motion to Suspend  Robert Rules of Order  5.b Commission Introduction      6. Staff Introduction  7. Leading with a Racial Equity  Lens in the Cultural Arts     Ask: Any reflections? Any  major comments missing?      3‐5 Minutes  10‐15  Minutes  Cara Welch  /Alberto Mejia  Meghan Wells  and/or Brion  Oaks  Agenda    Agenda  Robert rules of order will be  suspended.  Introduce the commission  members as well as a brief  description of the purpose of  the meeting.    Introduce the staff, go over  agenda and plan for the  meeting.  Set a framework for activities  and the discussion  Handout, (Documents for backup‐  planning session notes prepared by  Alberto & Anne Marie)    25 Minutes  45 min – 1hr  Margie Reese /  MJR Consultants  Marion  Sanchez/Cara  Welch  Cultural Funding Arts Commission & Art in Public Places Strategic Planning Meeting  8. Presentation of potential  strategic themes derived from  community feedback of  Cultural Funding Review  Process  9. Tyranny of Urgent Activity    Prompt: Ask participants to  sort the themes/theme items  on the X axis‐ IMPORTANT    IMPORTANT: of great  significance or value; likely to  have a profound effect on  success, survival, or well‐being  Break  10. Tyranny of Urgent Activity    Prompt: Ask participants to  sort the themes/theme items  on the Y axis‐ URGENT    URGENT: (of a state or  situation) requiring immediate  action or attention    Ask: Which quadrant should  be the focus of the  Commission’s work?  11. Revisit (Display) Extended  Cultural Funding Process  timeline   Cara  Welch/Marion  Sanchez  25 Minutes  Alberto   15min  12.a. If time allows:    15 Minutes  Cara/Marion  Sanchez    Commissioners & AIPP panel  members will sort the themes  from the previous session in  order of importance  Whiteboard, pre‐printed comments, tape,  Restickable Tabletop easel pad, black  sharpie markers  Commissioners & AIPP panel  members will identify priorities  for future action by the  Commission.  Whiteboard, pre‐printed comments, tape,  Restickable Tabletop easel pad, black  sharpie markers    Commissioners will understand  the timeline and planned  activities for the extended  cultural funding review process   Commissioners & AIPP panel  members will get in groups and  Worksheet, pens  Cultural Funding Arts Commission & Art in Public Places Strategic Planning Meeting  Ask: Ask commissioners to  identify 2 themes/theme  items that they would like to  focus on.    Complete the worksheet in  two groups (tactics, strategies,  resources needed, timeline,  etc.)  Break  10. Reinstate Robert Rules of  Order    Chair Castillo  10 Minutes  3‐5 Minutes  11. Other Agenda Items   13. Future Agenda Items   14. Adjournment   Materials Needed:  unknown  unknown    Chair Castillo  Chair Castillo  Chair Castillo  work through completed action  items and a strategy to achieve  one goal.    Reinstate Robert rules of order  for the remaining of the  meeting.                  1. Sticky notes (4x4, 4 separate colors)  2. Restickable Tabletop easel pad  3. Welcome Table  4. Agendas, sign‐in sheet  5. Citizen Communication Sign‐Up Sheet and Signag  Community Engagement Materials Being Brought:  1. Black Sharpie Markers  2. Discussion Guidelines/Principles  3. Dry erase markers  4. Pen/Paper‐ Recommended for note taking  Decisions Made:  Rationale: Actions Assigned: Cultural Funding Arts Commission & Art in Public Places Strategic Planning Meeting  Outstanding Issues:  Room Setup:   U Shaped seating for Commission  Attendees – Theater Style Seating  Notes: